Formica lässt Autos noch schneller vom Band rollen

Bevor ein neues Porsche-, BMW- oder anderes beliebiges Automodell vom Band rollen kann, muss die Fertigungsstraße erst einmal neu entwickelt und eingerichtet sein. Das oberbayerische Maschinenbauunternehmen Vesper sorgt dafür, indem es entsprechende Stanz-, Press- und Umformanlagen für die Automobilhersteller und deren Zulieferer entwickelt und produziert.

Vesper unterstützt seinen Entwicklungs- und Herstellungsprozess seit 2006 mit der Unternehmenssoftware Formica SQL von BLP Software, die die administrative und die fertigungstechnische Unternehmensseite miteinander verknüpft. »Zuvor hatten wir nur ein reines Zeiterfassungsprogramm sowie vorwiegend Microsoft Word und Excel für die kaufmännischen Aufgaben«, erklärt Jochen Kelzenberg, der als Konstruktionsleiter mit seinem Bruder und seinem Vater das Unternehmen leitet. Anstelle der Insellösungen wollten sie ein ganzheitliches Programm, das ihnen Transparenz und Nachvollziehbarkeit über die vorhandenen Waren und Abläufe bietet. Jochen Kelzenberg, der selbst die üblichen Anbieter von Enterprise Ressource Planning (ERP) Tools kannte, wurde hellhörig, als ihn sein damaliger externer IT-Administrator auf Formica SQL von BLP Software aufmerksam machte. Ein direkter Kontakt kam schnell zustande.

Zügige Entscheidung für Formica

Nachdem Joachim Beck, Geschäftsführer von BLP Software, Formica persönlich bei Vesper vor Ort vorgestellt hatte, entschied sich der Anlagenbauer für die Autoindustrie innerhalb weniger Wochen dafür. »Mir war klar, dass unabhängig vom Anbieter ein gewisser finanzieller Aufwand notwendig und kein System vollkommen ist. Jedoch bot das auf Fertigungsbetriebe zugeschnittene Formica genau das, was wir uns vorgestellt hatten«, erinnert sich Jochen Kelzenberg. Daher entfiel für ihn ein Vergleich mit weiteren ERP-Lösungen wie SAP, das er aus verwandten Betrieben der Automobilindustrie kannte. »Solch ein komplexes System, das viel Anpassungsarbeit erfordert, wollten wir nicht. Uns überzeugte bei Formica, dass es sich um ein einfach zu verstehendes System handelt. Zudem kommt es aus einem mittelständischen Betrieb wie wir selbst sind, den wir deshalb auch gerne unterstützen«, meint Jochen Kelzenberg.

Für BLP sprach weiterhin, dass der Hersteller in der Lage war, Soft- und Hardware aus einer Hand anzubieten, und die Vesper-Mitarbeiter zur Schulung im eigenen Haus bleiben konnten. Somit lieferte BLP den bereits eingerichteten und vorkonfigurierten Server an Vesper aus und wies Jochen Kelzenberg in die Client-Installation ein. »Daraufhin war es für mich kein Problem unsere 15 Rechner im administrativen und fertigungstechnischen Bereich selbst einzurichten«, erinnert sich Jochen Kelzenberg. Während einer zweitägigen Schulung führte BLP vier Vesper-Mitarbeiter aus dem administrativen und technischen Bereich in die Nutzung der Lösung ein. Die Fertigungsmitarbeiter, die die Zeiterfassungskomponente nutzen, schulte Jochen Kelzenberg selbst. Es dauerte knapp zwei Wochen bis die gesamte Infrastruktur stand und die Schulung abgeschlossen war. Schließlich lief das System vier Wochen parallel zu den bisherigen Arbeitsmethoden, dann erfolgte die Umstellung

Schnelle Lösungen im laufenden Betrieb

In der Anfangszeit wurden verschiedene individuelle Einstellungen und Anpassungen vorgenommen wie die Integration der Kommissionsnummer auf den Lieferscheinen, die Logo-Implementierung in bestimmte Formulare und Änderungen beim Aufbau von Berichten. »Probleme aller Art wurden von BLP schnell und einfach gelöst«, berichtet Jochen Kelzenberg. »Zu klären war im laufenden Betrieb anfangs beispielsweise auch, wann was gebucht werden kann, wie Fehlstempelungen wieder zu ändern sind und wie ein Drucker eingerichtet werden kann.«

Im Praxisbetrieb wird nun für jede Anfrage ein Artikel in Formica angelegt. Kommt es aufgrund der Anfrage zu einer Bestellung kann Vesper den Auftrag aus dem angelegten Artikel in Formica direkt erzeugen. Aus dem Auftrag generieren die Vesper-Verantwortlichen schließlich den Fertigungsauftrag, der in die Konstruktion und die Fertigung geht. Daraus ergibt sich unter anderem, welche Ware vorhanden ist und was bestellt werden muss. Schließlich geben die Mitarbeiter in der Fertigung an den verschiedenen PC-Terminals ein, wenn sie mit einem Fertigungsauftrag beginnen und ihn beenden. Daneben »stempeln« sie auch ihre reine Anwesenheitszeit über Formica. Dass sie nun mehrfach stempeln müssen, ist für sie die einzige Umstellung ihres gewohnten Arbeitsablaufs. Für die Mitarbeiter im administrativen Bereich waren die Veränderungen größer. Sie bedienen nur noch eine statt mehrerer Anwendungen. Da alle Formica-Module ineinander verzahnt sind, läuft alles digitalisiert während die Anwender zuvor Dokumente wie Lieferscheine und Rechnungen ausdruckten und in Ordnern ablegten.

Nutzen für die gesamte Belegschaft

»Heute ist jeder Mitarbeiter froh, dass wir die Lösung haben, da sich die Arbeit durch mehr Transparenz erleichtert«, berichtet Jochen Kelzenberg, der sich daran erinnert, dass früher Teile doppelt bestellt wurden: »Entweder war nicht klar, ob ein gerade abwesender Kollege, die Bestellung bereits vorgenommen hat, oder Teile ließen sich nicht sofort finden und wurden nochmals bestellt, obwohl sie bereits eingegangen waren.« Heute weiß man mit Formica dagegen eindeutig, was geordert wurde und im Betreib vorhanden ist.

Die frühere Prozessabwicklung hatte auch zur Folge, dass es aufgrund individueller Arbeitsweisen abweichende Arten und Bezeichnungen für Formulare wie »Lieferschein« oder »LS« für den Lieferschein gab. Heute ist optisch alles gleich, was zu einer professionelleren Wahrnehmung und einer Qualitätssteigerung beiträgt.

Für das Management ist durch Formica sofort ersichtlich, was gekauft wurde, wieviel Zeit wer wann für etwas verwendet hat. Nicht nur Lieferscheine, Rechnungen und Ersatzteilstücklisten, sondern auch Vor- und Nachkalkulationen lassen sich einfach generieren. »Durch Formica sparen wir täglich in verschiedenen Bereichen Arbeitszeit und arbeiten viel papiersparender als zuvor. Zeitintensive Suchen nach Waren und Informationen entfallen«, so Jochen Kelzenberg, der sich auch über die einfache Bedienung und Administration von Formica freut. Er beschreibt wie er selbst Zugriffsrechte vergibt und Änderungen vornimmt: »Bei der SEPA-Umstellung konnte ich beispielsweise den BIC-Code selbst integrieren, während dies für andere ERP-Lösungen aufwändige Integrationsarbeit bedeutet.«

Einmal kam es aufgrund eines Hardware-Fehlers sogar zu einem Totalausfall des Servers. Da Vesper aber ein tägliches Backup auf Band spielt, konnte mit einem neuen Server von BLP schnell wieder alles hergestellt werden.

Um den gewöhnlichen Supportbedarf zu decken, hat sich das Unternehmen für ein Servicepaket entschieden, das ein bestimmtes Stundenkontingent enthält. Somit erhält Vesper telefonischen Support und nutzt die Fernwartung, über die sich ein BLP-Mitarbeiter in das System einwählen kann. »Die gesamte Betreuung durch BLP ist super und zeichnet sich durch hohe Fachkompetenz aus. Man hat das Gefühl, gut aufgehoben zu sein«, meint Jochen Kelzenberg, der ebenfalls sehr schätzt, dass die Problemlösung auch häufig »auf dem kurzen Dienstweg« erfolgt.