BLPs Euphorie und Formicas Funktionalität überzeugen SET

Egal ob bei Hitze oder Kälte – Stromgeneratoren von SET werden überall auf der Welt unter extremen Bedingungen eingesetzt. Um leistungsstarke Stromgeneratoren für sämtliche Extrembedingungen herstellen zu können, hat Claus Dieter Stange, Geschäftsführer von SET, ein starkes Netzwerk an Kooperationspartnern aufgebaut, die als zuverlässige Lieferanten und Fertigungspartner zur Verfügung stehen. Ebenso zuverlässig wie sich die Partner von SET bei der Entstehung der Generatoren erweisen, sollte sich auch der Partner einer neuen Betriebssoftware darstellen.

Stange suchte 2003 nach einer neuen Softwarelösung für seine Firma, da die bis dahin im Einsatz befindliche Lösung seinen Bedürfnissen nicht mehr entsprach: »Die Software war für Kleinstbetriebe gedacht. Da wir dieser Kategorie mit mehr als zwölf Mitarbeitern deutlich entwachsen waren, konnte die Lösung unsere Anforderungen nicht mehr erfüllen.« So suchte Stange auf Messen und im Internet nach einer geeigneten Software und stieß dabei zufällig auf Formica von BLP Software. Neben Formica stand eine SAP-Version für kleine und mittelständische Unternehmen ebenfalls zur Auswahl. Das Ziel von SET lautete, eine umfassende Betriebssoftware zu einem günstigen und fairen Preis zu finden. Da die Buchhaltung extern erfolgte, war diese von der Anforderungsliste ausgeklammert.

Überzeugende Darstellung von Formica

Letztendlich fiel die Wahl auf BLP Software und Formica. Ausschlaggebend war, wie Stange beschreibt, die Präsentation von Formica durch Joachim Beck, Gründer und Geschäftsführer von BLP Software: »Während seiner überzeugenden Präsentation hat uns besonders seine Euphorie beeindruckt und wie verständlich er das Programm erklärt hat.« Im reinen Funktionsvergleich ist es nach Ansicht Stanges quasi nicht möglich, das bessere System herauszufinden, da es bei den Systemen keine gravierenden Unterschiede gebe. »Uns war bekannt, dass die am Markt befindlichen ERP-Systeme sich nicht wesentlich in ihren Funktionsumfängen unterscheiden. Weder nach einem Erstgespräch noch nachdem sie einen Tag ein Programm begutachten, lässt sich erkennen, ob ein Programm etwas deutlich besser kann als das andere. Daher hatte unsere Entscheidung zugunsten Formica viel mit unserem Vertrauen in Herrn Beck zu tun«, meint Stange rückblickend.

Nach einem mehr als zweimonatigen Auswahl- und Entscheidungsprozess hat SET Formica durch BLP Software an einem Arbeitstag installieren lassen. Bevor das Programm live ging, fand ebenfalls durch den Hersteller selbst eine dreitägige Schulung der Mitarbeiter statt.

Die Akzeptanz der Mitarbeiter war wie erhofft

Die Kundenstammdaten konnten automatisiert per Tabellen-Format übernommen werden, während SET die Artikeldaten bewusst neu eingegeben hat, da man andere Artikelnummern und – bezüge als zuvor gewählt hatte. Als spannendstes Thema bei der Einführung bezeichnet Stange das Akzeptanzverhalten der Mitarbeiter: »Die große Frage war, ob die Mitarbeiter mit dem System zurechtkommen, das die Geschäftsführung ausgewählt hatte. Jedoch stellte sich, wie zuvor angenommen, heraus, dass das Programm einfach zu benutzen ist und für alle Beteiligte leicht zu bewältigen war.«

Obwohl die Umstellung auf Formica in gewissen Punkten ein Umdenken erforderte, lief die Einführung problemlos und ließ sich gut meistern. Während man beim Vorgängerprogramm mit Prozessen wie der Rechnungserstellung relativ flexibel umgehen konnte, sind die Bearbeitungsschritte bei Formica enger vorgegeben. »Dieser Lernprozess musste erst einmal in alle Köpfe – einschließlich die der Geschäftsführung – gehen«, so Stange. Vorteile dieser Vorgehensweise sind, dass sich Vorgänge so besser standardisieren und automatisieren lassen, sowie Daten stringent gehalten werden können. Außerdem können sich so Mitarbeiter, die mit einer Abteilung nicht detailliert vertraut sind, oder von außen kommen, schneller zurechtfinden.

Formica unterstützt alle Arbeitsschritte

Alle Arbeitsprozesse von SET sind über Formica eng miteinander verknüpft. Sofort bei der Anlieferung der Ware, die in der Regel aus unfertigen Teilen besteht, wird diese über Scanner direkt in Formica erfasst. Die Software generiert beim Wareneingang Artikelnummern, die auf die Ware aufgebracht werden. Anschließend gelangt die Ware ins Lager und geht später aufgrund der Fertigungsaufträge und Kommissionslisten wieder aus dem Lager heraus.

SET fertigt ein breites Programm an Generatoren für den industriellen Einsatz, Fahrzeuge und den militärischen Gebrauch. So bietet SET im Bereich Fahrzeuggeneratoren der Serie Camino zukunftsweisende Energieversorgung in der mobilen Anwendung. Bei extrem geringem Platzbedarf und niedrigster Geräusch-Emission decken beispielsweise die Fahrzeuggeneratoren mit ihrer Leistung von 2,0 bis 40 kW ein breites Einsatzspektrum ab und besitzen eine nahezu unbegrenzte Lebensdauer. Neben Kleinteilserien stellt SET hauptsächlich Einzel- beziehungsweise Sonderanfertigungen her. Höchste Präzisions- und Qualitätsanforderungen werden in allen Bereichen gestellt.

Nach der Erteilung eines Auftrags entwirft die SET-Konstruktionsabteilung mit Hilfe des CAD-Programms Solidworks die gewünschten Geräte und erstellt dafür die entsprechenden Stücklisten. Da das CAD Programm direkt mit Formica verbunden ist, werden die Stücklisten automatisch an Formica übergeben. Innerhalb Formicas kann sich die Einkaufsabteilung durch die Stücklisten einen Überblick über die benötigten Teile verschaffen und bei verschiedenen Lieferanten bestellen. Wie beschrieben landen die Teile bei Lieferung im Wareneingang beziehungsweise dem Lager und werden über Kommissionslisten wieder herausgegeben. Aufgrund der Formica-Fertigungsaufträge und –Arbeitspläne erfolgt die Produktion von Baugruppen und deren Zusammenbau. Neben der Steuerung im Warenwirtschafts- und Produktionsbereich nutzt SET Formica, um die Arbeitszeiten der Mitarbeiter zu erfassen. Im Laufe der Zeit hat SET immer wieder neue Module hinzugefügt wie Module für die Inventurerstellung, Lebenslaufakten und Kalkulationswerkzeuge.

Formica erfüllt alle Erwartungen

»Alles was wir erreichen wollten, konnten wir mit Formica realisieren. Daher sind wir mit dem Ergebnis, wie es sich heute darstellt, zufrieden«, so Stange. »Letztendlich erfüllt Formica genau das, worauf wir Wert legen, nämlich mit dem Programm einen schlüssigen Betriebsablauf zu organisieren und kurze Einweisungsphasen für die Mitarbeiter zu erzielen.« Die schnelle Einarbeitung ist laut Stange auf den einfachen und logischen Aufbau von Formica zurückzuführen. Einen weiteren Nutzen zieht SET außerdem aus dem Zeitgewinn, der aus der schnelleren Prozessbearbeitung dank ERP-Unterstützung resultiert. Dies sei in den Augen Stanges auch mit anderen ERP-Programmen möglich. Jedoch muss der Kunde das ERP-Programm erst einmal entsprechend den jeweiligen Betriebsgegebenheiten implementieren und sorgfältig anwenden, damit sich der erwünschte Nutzen einstellt. Aufgrund der Kombination aus der Leistungsfähigkeit von Formica und einer optimalen Beratung und Unterstützung durch BLP Software hat dies bei SET funktioniert und alle Erwartungen wurden erfüllt.