SDF ging mit Formica gestärkt aus der Krise

Bunte Servietten am Essenstisch gibt es dank des Sondermaschinenbauers SDF aus Monheim. Die SDF-Schnitt-Druck-Falz-Spezialmaschinen GmbH entwickelt, konstruiert und baut Maschinen für die Tissue und Vliesstoff verarbeitende Industrie. Dass selbst dieser Bereich mit starkem Alltagsbezug nicht ganz krisensicher ist, verspürte SDF 2009 als die globale Wirtschaft in Folge der Finanzkrise schwächelte. Jedoch half SDF die gesunkene Kapazitätsauslastung, um sich für den absehbaren Aufschwung besser zu positionieren, wie Peter Allard, Geschäftsführer von SDF, berichtet: »2009 haben wir die Zeit in der wirtschaftsbedingten ruhigen Geschäftslage dazu genutzt, Formica von BLP Software einzuführen. Eigentlich hatten wir das System schon viel früher gekauft, aber durch das arbeitsintensive Tagesgeschäft keine Kapazitäten für die Umstellung.«

Das 1997 gegründete Maschinenbauunternehmen war in den 2000er Jahren schnell gewachsen und stieß an die Grenzen seiner Organisationsprozesse. Eine typische SDF-Maschine besteht aus etwa 5.000 Einzelteilen, die zugekauft und bei SDF montiert werden. Die an Stücklisten orientierten Bestellprozesse liefen alle auf Microsoft-Excel-Basis ab, was anfangs gut funktionierte. Doch aufgrund des zunehmenden Geschäftsvolumens entstanden Dateifluten, die sich auf die bisherige Weise nur mit hohem Aufwand verarbeiten ließen. Die logische Konsequenz dessen war, ein Warenwirtschaftssystem anzuschaffen.

Formica erfüllte als Standardprodukt Sonderwünsche

»Wir wollten ein System, bei dem wir uns als Firma wiederfinden konnten. Um auch von Innovationen durch regelmäßige Updates profitieren zu können, sollte es gleichzeitig ein Standardprodukt sein und keine programmierte Lösung, die nur auf uns zugeschnitten ist«, schildert Allard die Grundanforderungen. Darüber hinaus bestand der spezielle Wunsch, bei der Bestellung von Einzelteilen die entsprechenden technischen Zeichnungen aus dem PDF-Archiv automatisch mitauszudrucken. So ließen sich Bestellungsfehler leichter vermeiden.

BLP konnte dafür eine Sonderlösung aufzeigen und erfüllte mit Formica auch die weiteren Anforderungen. Abgesehen davon entschied sich SDF laut Allard für BLP, »weil wir uns einfach gut aufgehoben fühlten. Bis heute findet ein kontinuierlicher Austausch statt, bei dem wir auf unsere Fragen immer kompetente Antworten erhalten und auch unabhängig davon aktiv befragt werden, wie zufrieden wir sind. «

Abteilungsweise Implementierung

Vom anfänglichen Ziel, die Altdaten über ein Importmodul nach Formica zu transferieren, hatte sich SDF bis zur Implementierung verabschiedet. »Stattdessen entschlossen wir uns zu einem klaren Schnitt, um so mit einem aktuellen und fehlerfreien Datenbestand starten zu können«, erklärt Allard. Nachdem das System installiert war, schulte BLP alle Mitarbeiter, die Formica nutzen sollten, rund zwei Tage lang. Daran anschließend zählte es zu den ersten Arbeitsschritten mit Formica, dass Konstruktionsmitarbeiter Stücklisten innerhalb des Systems erstellten. Durch diese Tätigkeit konnten sich die Anwender gleichzeitig mit dem System vertraut machen.

Nachdem die Basisdaten eingegeben waren, trieb die Einkaufsabteilung das Bestellwesen voran, und der Vertrieb kümmerte sich um die Erstellung von Angeboten. »Rund zehn Mitarbeiter aus unterschiedlichen Abteilungen beschäftigten sich mit der Implementierung von Formica, die recht zügig verlief, obwohl es uns unter Vollauslastung im Normalbetrieb vermutlich nicht so leicht gefallen wäre«, erinnert sich Allard. Ihm habe geholfen, dass bedingt durch die wirtschaftliche Situation zu diesem Zeitpunkt das Alltagsgeschäft auf Sparflamme kochen konnte.

Erster Fokus auf Einkaufsunterstützung

Schließlich erfolgte der Sprung ins kalte Wasser und der Formica-Betrieb startete für die Bewältigung der normalen Geschäftsprozesse. Zu Beginn stand die Unterstützung des Einkaufs im Vordergrund. Da der Sondermaschinenbauer keine eigene Fertigung besitzt, ist der Zukauf von Teilen sehr umfangreich, wie der Geschäftsführer betont: »Jedes Teil, das in der Stückliste steht, und wir für unsere Maschinen benötigen, wird zugekauft und hier montiert. Daher ist es überaus wichtig, dass der Einkaufsablauf optimal organisiert ist. «

Doch Formica unterstützte von Beginn an auch die Abteilungen Vertrieb, Konstruktion und Logistik und damit die Prozesse von der Angebotserstellung bis zur Auslieferung. Ergibt sich für SDF aus einem Angebot ein Auftrag werden innerhalb der Konstruktionsabteilung durch Formica die Stücklisten generiert. Nachdem Mitarbeiter in der Arbeitsvorbereitung den Auftrag auslösen, adressiert Formica Bestellvorschläge an den Einkauf, der diese Vorschläge in Bestellungen umwandeln kann. Schließlich bucht SDF über Formica die gelieferten Waren als Lagerbestand, so dass Mitarbeiter die Teile nun kommissionieren und montieren können. Ferner regelt Formica auch die Erstellung von Rechnungen und Lieferscheinen.

»Im Gegensatz zum reinen Arbeiten mit einem Tabellenkalkulationsprogramm bedeutete die Formica-Verwendung auch eine Umgewöhnung im Arbeitsalltag, da wir jetzt mit einer Datenbank arbeiteten und beispielsweise Artikel erst einmal anlegen mussten. Teilweise führte dies auch zu veränderten Arbeitsabläufen wie in der rechnerischen Wareneingangskontrolle«, berichtet Allard, der durch die Umstellungen im Betrieb Arbeitszeit einsparen konnte, was weiteres Unternehmenswachstum erst ermöglichte. »Den zunehmenden Bestellumfang hätten wir mit den alten Methoden gar nicht stemmen können.«

Transparenz bei Kosten und Abläufen

Zusätzlicher Nutzen ergab sich aus dem Kalkulationsmodul von Formica, das SDF rund eineinhalb Jahre nach der Programmeinführung hinzukaufte. Gerade Sondermaschinenbauer müssen Aufträge immer wieder nachkalkulieren, was zwar auch mit Tabellenkalkulationsprogrammen geht, aber einen großen Aufwand darstellt, wie Allard bestätigt: »Für uns ist es ein ganz wesentlicher Vorteil, dass wir Aufträge schnell nachkalkulieren können, was wir vorher nicht auf Knopfdruck machen konnten.« Jedoch geschieht nicht nur die Nachkalkulation auf einfachste Art und Weise, sondern auch die Übersicht über die gesamte Kostenstruktur und das tagesaktuell.

Große Vorteile brachte auch die Einführung von Formica Todo, womit SDF Microsoft Outlook abgelöst hat. Formica Todo schafft die Basis, um einzelne Arbeitsvorgänge wie eine Bestellung oder einen Auftrag mit dem entsprechenden E-Mail-Verkehr zu verknüpfen. Dadurch erhält nicht nur der Mitarbeiter, der die E-Mail empfangen hat, mehr Transparenz, sondern jeder mit entsprechender Zugangsberechtigung.

Die erhöhte Transparenz im E-Mail-Verkehr sowie bei allen Arbeitsprozessen hat dazu beigetragen, dass die SDF-Mitarbeiter Formica sehr gut angenommen haben. Und das obwohl SDF nach Meinung Allards noch längst nicht das volle Potenzial ausschöpft, das Formica eigentlich bietet.