Formica ist der neue Chef im Unternehmen

Bei Neugebauer in Kirchberg an der Iller ist Formica bereits seit 2004 im Einsatz, als der Kabelkonfektionär noch 15 Mitarbeiter hatte. »Damals waren wir, die bis dahin nur mit Microsoft Excel und andern Office-Programmen arbeiteten, aufgrund des wachsenden Geschäftsvolumens quasi gezwungen, ein ERP-Programm einzuführen«, erläutert Bernd Neugebauer, Geschäftsführer von Neugebauer GmbH, dessen Unternehmen heute im Jahr so viele Leitungsmeter verbaut, dass man die Kabel hundert Mal um die Erde legen könnte. »Alleine ein von uns ausgestattetes Drehleiterfahrzeug der Feuerwehr enthält Kabelbäume von denen einer 2000 Meter Kabelleitungen besitzt. Zu diesen Kabelbäumen gehören rund 4000 Kleinteile, die auf 400 verschiedene Stecker verteilt sind.« Hierbei bleibe es nicht aus, die Beschaffung und Verarbeitung der Teile über ein ERP-System abzuwickeln.

2004 hat sich Neugebauer, neben Formica von BLP Software zwei weitere ERP-Programme – eines davon von SAP – angesehen. Hauptsächlich aufgrund der positiven Erfahrungen und umfangreichen Kenntnisse eines Mitarbeiters, der bereits in einem anderen Unternehmen mit Formica gearbeitet hat, entschied sich Neugebauer für Formica. Wesentlich beeinflusste die Entscheidung außerdem der attraktive Startpreis sowie die durch das System gebotene Flexibilität und Modularität.

Zunächst hatte Neugebauer mit der Erfassung von Teilen angefangen, um Lieferanten aus dem System heraus anzufragen und Bestellungen zu platzieren. In den nächsten Schritten sind das Erfassen und Hinterlegen von Stücklisten, Verkaufsartikeln, Zeiten, Arbeitsplänen und Arbeitsabläufen hinzugekommen. »Inzwischen ist die Nutzung aller statistischen Funktionen für uns ebenfalls sehr wichtig«, betont Bernd Neugebauer.

Neuentscheidung nach HID-Akquisition für Formica

Als sich 2015 mit der HID-Akquisition Neugebauer deutlich vergrößerte, war klar, dass die neue Holding gewisse Bereiche wie Einkauf und Vertrieb bündeln wollte, um Synergien zu nutzen. Hierzu war es erforderlich, mit einem einheitlichen ERP-System zu arbeiten. Da HID SAP im Einsatz hatte, bestanden Überlegungen, dies ebenfalls bei Neugebauer zu implementieren. Jedoch nutzte HID nur das Rechnungs- und Lieferwesen von SAP, so dass sich Neugebauer auch angesichts des günstigeren Implementierungs- und Kostenaufwands für Formica entschied.

Durch eine hohe Eigenleistung ist es Neugebauer innerhalb von nur drei Monaten gelungen, Formica bei HID zu implementieren und die Datenübernahmen zu meistern. Hierzu waren etwa 1600 Verkaufsteile mit rund 9000 verschiedenen Einkaufsteilen zu integrieren, die von mehreren hundert weltweit verteilten Lieferanten stammen. Ohne eine spezielle IT-Abteilung gestalteten diesen Prozess die Unternehmensführung und Fachkräfte von Neugebauer wie der Firmenchef erzählt: »Eine IT-Abteilung brauchen wir nicht, da wir nach mehr als zehnjährigem Formica-Betrieb, die Software in- und auswendig kennen. BLP unterstützte uns in bestimmten Bereichen mit SQL-Tools, die die Datenübernahme teilweise automatisieren konnten.«

Zusätzlich hat BLP Programmierarbeit geleistet, um für gebündelte Prozesse wie Einkauf und Vertrieb an bestimmten Schnittstellen Verknüpfungen zu schaffen. Ansonsten laufen die beiden wirtschaftlich selbständigen GmbHs im Zweimandantenmodus mit zwei getrennten Datenbanken.

Organisatorische Struktur orientiert sich an Formica

Mit der Einführung von Formica hat sich bei HID organisatorisch einiges verändert. »Wir haben quasi alle Strukturen aufgebrochen und Aufgabengebiete neu definiert und vergeben. Die heutige Struktur orientiert sich an Formica«, berichtet Bernd Neugebauer. Während vor der Formica-Einführung eine Person den Einkauf komplett abgewickelt hat, zerlegte das Elektronikunternehmen danach den Vorgang in mehrere Schritte und stellte neues Personal ein. Ein Mitarbeiter ist nun gezielt für die Kreditoren-Debitorenabrechnung zuständig, während ein anderer beispielsweise die Wareneingangskontrollen mit entsprechenden Buchungen und Rechnungsprüfungen vornimmt. Ein Vorteil dessen ist auch, dass der Einkäufer sich so besser auf seine eigentlichen Aufgaben – allen voran den Preisverhandlungen – konzentrieren kann.

Die Schulung der HID-Kräfte fand dreimalig für einen Tag durch Fachleute von Neugebauer statt, die mit Formica bestens vertraut waren. »Formica ist einfach und simpel aufgebaut, sprich nahezu selbsterklärend«, so Bernd Neugebauer. Schon mit geringem Grundwissen lasse sich ein bestimmtes Aufgabengebiet sicher bedienen, während andere Systeme eine vierteljährliche Schulung voraussetzen, um etwas machen zu können, ohne größeren Schaden anzurichten.

Wichtig ist laut Bernd Neugebauer vor allem gewesen, dass sich die Mitarbeiter auf das neue System vollkommen einlassen und ihm vertrauen. »Neuer Chef im ganzen Betrieb ist keine Person mehr, sondern das ERP-System. Formica und die darin von uns festgelegten Abfolgen schreiben vor, wie im Unternehmen nach welchen Kriterien und Maßstäben gearbeitet, und wie die Fertigung und alles was damit verbunden ist, verwaltet wird.«

Reibungsloser Betrieb direkt nach Programmstart

Nachdem die HID-Mannschaft dies verinnerlicht hatte, stand einem reibungslosen Betrieb nichts mehr im Wege. Zu einigen Detailproblemen kam es lediglich aufgrund fehlerhafter Artikeldaten, die durch sukzessive Datenpflege immer seltener wurden.

Innerhalb der Holding läuft die komplette Fertigung nun ERP-gestützt. Alle Kunden, Teile, Stücklisten, Arbeitspläne, Kalkulationen und Preise sind in Formica angelegt. Sobald ein Kunde einen Auftrag platziert, veranlasst Formica die Auftragserfassung. Die Software steuert die Warenwirtschaft inklusive Bestellvorschläge, Bestellungen und Wareneingänge mit entsprechenden Buchungen. Im Schnitt erhält der Kabelkonfektionär täglich 300 Lieferungen mit jeweils rund 20 verschiedenen Einzelkleinteilen, die im Paternostersystem eingelagert und über den Wareneingang in Formica gebucht werden. Nach dem First-in-First-out-Prinzip steuert Formica das Ausfassen des Materials und die Fertigungsaufträge. Qualitätsprüfungen, Warenausgang und Liefer- sowie Rechnungsprozesse schließen sich an.

»Ein Unternehmen in dieser Branche und Größe ließe sich ohne ERP-System nicht führen. Für uns ist Formica ein perfekt funktionierendes System, das inklusive dem BLP-Support reibungslos funktioniert und problemlos erweiterbar ist«, so Bernd Neugebauer, der auch im Hinblick auf das Kosten-Nutzen-Verhältnis sagen kann, »dass SAP für einen Betrieb dieser Größe, dieser Fertigungs- und Produktart ein Vielfaches an Kosten verursachen würde.« Mit Formica sieht sich der Holdingchef auf alle Fälle gut gerüstet.