Formica ermöglicht lange Rückverfolgbarkeit bei HKT-Kabeltechnik

Inzwischen ist die Rückverfolgbarkeit von Bauteilen in vielen Branchen von großer Bedeutung. Überlebenswichtig ist sie aber gerade im Flug- zeugbau, wo defekte Teile leicht zu Katastrophen führen können. Als Spezialist in der Kabelkonfektion für die Luft- und Raumfahrtindustrie setzt HKT-Kabeltechnik für die Nachverfolgbarkeit der Teile und die Durchgän- gigkeit der Unternehmensprozesse auf das ERP-System Formica von BLP Software. »Jedes unserer Bauteile muss über Jahre hinweg rückverfolgbar sein. In einem Fehlerfall ist es absolut notwendig, sofort zu wissen, welches Bauteil noch betroffen sein könnte. Daher ist in der Luftfahrtbran- che auch das Arbeiten mit Chargenverwaltung Pflicht«, berichtet Andreas Heldt, Prokurist und Produktionsleiter von HKT-Kabeltechnik. So müsse beispielsweise klar sein, wann welcher Lieferant mit welchen Warenein- gangsdokumenten Teile geliefert hat, wo diese eingeflossen sind und mit welchen Lieferscheinen und Dokumenten die gefertigten Produkte ausgeliefert wurden.

Beschleunigung administrativer Abläufe

Zwar war bei HKT die Nachverfolgbarkeit der Bauteile auch schon vor der Einführung von Formica möglich, jedoch nur mit erheblich höherem Aufwand, wie Heldt beschreibt: »Früher mussten Mitarbeiter Informatio- nen aus Ordnern und Dateien zusammen suchen. Heute ist man dank Formica mit drei Mausklicks an der richtigen Stelle. Nach wenigen Minuten lassen sich die benötigten Aussagen treffen, während man sonst einen halben Tag beschäftigt war, um Informationen zu suchen.« Neben der einfacheren Rückverfolgbarkeit wollte HKT mit einem neuen ERP-System alle administrativen Tätigkeiten zeitlich reduzieren und beispielsweise die Auftragserstellung, das Einpflegen von neuen Aufträgen und das Abglei- chen des Lagerbestands verkürzen.

Eine einfache intuitive Bedienbarkeit stand bei den Auswahlkriterien von HKT ebenfalls im Vordergrund. In diesem Zusammenhang spielte für die Firmenleitung eine flache Struktur des ERP-Systems eine wichtige Rolle, die gerade kleineren und mittleren Unternehmen entgegenkommt. »Für jeden Neuanwender ist es wichtig, dass die Software einfach zu bedienen ist. Daher sollte auch die Struktur im Hintergrund schnell zu erfassen sein«, so Heldt, der Formica zuvor bereits in zwei anderen Unternehmen für Kabelkonfektionierung eingeführt hat. Bei HKT ebenfalls darauf zurückzugreifen, lag daher auf der Hand. Trotzdem ließ es sich die Geschäftsfüh- rung von BLP Software nicht nehmen, Formica wie bei jedem anderen Interessenten persönlich der HKT-Führung vorzustellen. Da Formica die gestellten Anforderungen problemlos erfüllte, und die Präsentation alle Belange abdeckte, war die HKT-Spitze rundum überzeugt.

Schnelle und einfache Einführung von Formica

Vor dem Start von Formica wurden händisch rund 1.500 Datensätze zu den verwendeten Artikeln eingegeben. Hinzu kam das Anlegen von Kunden und Lieferanten mit den entsprechenden Ansprechpartnern. Im Lieferumfang waren drei Schulungstage durch BLP Software eingeschlos- sen, an denen fünf Mitarbeiter aus der Geschäftsführung, der Arbeitsvor- bereitung, der Produktionsleitung, dem Wareneingang und dem Qualitäts- management teilnahmen. Zwei weitere Schulungstage führte Produktionsleiter Heldt selbst durch.

Der Live-Betrieb von Formica erfolgte in zwei Etappen: Erster Stichtag war der 1. Januar von dem an die Rechnungsstellung über Formica lief und von der Fertigung bis zur Lieferung bereits alles über Formica abgewickelt wurde. Zweiter Stichtag war dann vier Monate später der 1. Mai, an dem Bestellwesen und Einkauf hinzukamen. Die gesamte Startphase wurde von BLP Software telefonisch unterstützt.

Organisatorische Umstellungen

Mit der Einführung der ERP-Lösung waren einige organisatorische Umstellungen nötig, wie Heldt beschreibt: »Verschiedene Bereiche mussten klarer definiert werden. Es ging darum, personelle Zuständigkei- ten und Tätigkeitsbereiche wie Wareneingang, Einkauf, Fertigung und Qualitätssicherung eindeutig abzustecken.« Auf diese Weise ließen sich Vorgänge in Formica exakt abbilden. Beispielsweise geht der Lieferschein unter Formica erst weiter, wenn eine vollständige Wareneingangskontrolle durchgeführt wurde, und die Ware im System verbucht ist. Im Zuge des ERP-Betriebs ist daher beispielsweise zu definieren, wer die Ware annimmt und wie diese kontrolliert wird. Formica unterstützt diesen Vorgang, indem das System anzeigt, ob die Stückzahlen und Definitionen mit der Bestel- lung übereinstimmen.

»Die Einsicht der Mitarbeiter, nach vorgegebenen Mustern zu arbeiten, war anfangs nicht so groß«, erinnert sich Heldt. »Nach und nach wurden den Mitarbeitern jedoch die Vorteile der Arbeitsweise bewusst: Jeder kann in das System sehen und weiß, was an welcher Stelle passiert ist. So sparen sich alle das Zusammensuchen einzelner Informationen.«

Typische Geschäftsabläufe bei HKT

Bei HKT starten Prozesse beispielsweise mit der Eingabe des Auftrags eines Kunden aus der Luftfahrtindustrie in Formica. Die Software generiert eine Auftragsbestätigung, verbucht den Auftrag und legt automatisches Fertigungsaufträge an. Entsprechende Stücklisten zu den vom Luftfahrt- bundesamt abgenommenen Plänen zu den Kabelbäumen sind in Formica hinterlegt. Das System ermittelt direkt, welche Bestellungen erfolgen sollen, welche Teile und Materialen im Lager vorhanden sind und was gefertigt werden muss. Über Formica werden die Teile im Lager reserviert, zusammengestellt und im Fertigungsbereich produziert. »Die Arbeitszeit wird aktuell von den Fertigungsmitarbeitern händisch in Laufkarten erfasst und von mir in Formica eingegeben. Für die Zukunft ist geplant, dass die Produktionsmitarbeiter die Zeiterfassung in Formica direkt am Arbeitsplatz vornehmen«, berichtet Heldt, der sich freut, alle Projektziele bislang absolut stressfrei erreicht zu haben. Schließlich wird das Fertigpro- dukt mit der Fertigungszeit gebucht und mit Serien- und Chargennum- mern dem Kundenauftrag zugeteilt, konfektioniert und entsprechend ausgeliefert.

HKT fertigt nicht nur auftragsbezogen, sondern auch Produkte auf Lager. Bei Lagerware gibt Formica Hinweise, wenn ein definierter Bestand unterschritten wird und generiert entsprechende Fertigungsaufträge.

Warenströme besser verfolgen

Neben der besseren Kontrolle der gelieferten Waren zählt Heldt die einfachere Verfolgbarkeit der Warenströme im Haus zu den Hauptvorteilen von Formica: »Außerdem profitieren wir von der aktuellen Datenhaltung, die Formica, wie bei Preisanpassungen, einfach ermöglicht. Damit sind ver- altete Preisangaben in vereinzelten Unterlagen kein Thema mehr.« Dadurch, dass alle Daten in Echtzeit vorliegen, lassen sich jederzeit wertvolle Informationen erschließen. »In kürzester Zeit sehe ich beispiels- weise den aktuellen Lagerbestand und kann mir dessen Wert aufgeteilt in Rohmaterial, teilgefertigte Teile und Fertigteile anzeigen lassen«, so Heldt. Nicht nur der Produktionsleiter, sondern jeder, der mit Formica arbeitet, kann sich die für ihn relevanten Informationen auf Knopfdruck anzeigen lassen.

Die Administration der Aufträge geschieht durch die Systematik mit Formica wesentlich schneller und auch papierarm, wie Heldt beschreibt: »Zusätzlich zu Lieferscheinen müssen wir viele Unterlagen unserer Vorlieferanten mitliefern. Jetzt wird jedes Dokument eingescannt und in Formica hinterlegt, wodurch alles auch immer abrufbar ist.« Bei gleicher Leistung spart sich HKT nach Schätzungen des Produktionsleiters durch Formica alleine auf der administrativen Seite eine Arbeitskraft. Die vielen weiteren Einsparungen, die sich durch die hohe Transparenz ergeben, sind dabei nicht berücksichtigt.