BRB nutzt Formica für ERP und Dokumentenmanagement

Walzen für Druckmaschinen erfordern in der Herstellung sehr hohe Präzision und sind schon seit 30 Jahren das Steckenpferd der BRB Dreherei und Maschinenbau GmbH in Emsdetten. Jedoch fertigt das inhabergeführte Familienunternehmen mit 30 Mitarbeitern auch Dreh- und Frästeile sowie Sondermaschinen für spezifische Anwendungsfälle, die zur Automatisierung bestimmter Vorgänge beitragen. Um die unterschiedlichen Geschäftsbereiche mit einer einheitlichen Software zu verwalten, suchte Lars Brüggemann, Geschäftsführer von BRB, nach einer neuen Warenwirtschafts- und ERP-Lösung: »Es war das absolute Ziel, für unsere beiden sehr verschiedenen Geschäftsbereiche eine und nicht unterschiedliche Softwarelösungen zu betreiben. Bis dato hatten wir lediglich eine kaufmännische Software im Einsatz, mit der beispielsweise Rechnungen geschrieben werden konnten, aber kein Warenwirtschaftssystem, das die zentrale Verwaltung abdeckt.«

Lückenlose Darstellung des Materialflusses

In dieser Phase kam die Kontaktaufnahme durch das mittelständische Softwareunternehmen BLP Software gerade recht, dessen Produktfamilie Formica Prozesse einfach transparent und kostengünstig darstellen kann. Neben Formica nahm BRB noch weitere ERP-Softwarelösungen in Augenschein. Im Auswahlprozess legte das Maschinenbauunternehmen auf eine lückenlose Abbildung des Materialflusses besonderen Wert, da relativ komplexe Baugruppen mit mehr als 1000 Einzelteilen bei BRB keine Ausnahme sind. »Um zu klären, welche Teile wir vor Ort haben, was zugekauft werden muss und ob die Fertigung eines Bauteils begonnen werden kann, ist die Materialdisposition ein wesentlicher Aspekt«, erklärt Brüggemann. »Während der Präsentation von Formica durch BLP konnte dieser Punkt sowie alles, was uns sonst noch wichtig war, sehr gut abgebildet werden. Die Software machte einen sehr schlüssigen Eindruck.« Neben der Materialdisposition bestanden in der Fertigungsplanung und der Betriebsdatenerfassung weitere Schwerpunkte, die die BRB-Verantwortlichen besonders interessierten.

Abdeckung individueller Anforderungen

Für die Abbildung der unterschiedlichsten betrieblichen Anforderungen steht in Formica ein umfangreiches Portfolio an Standardkomponenten zur Verfügung, aus welchen der optimale Prozessablauf konfiguriert wird. »Gleichzeitig legten wir aber auch Wert darauf, dass neben einer ausgereiften Standardfunktionalität die gewünschte Lösung in der Lage ist, auf individuelle Anforderungen eingehen zu können«, ergänzt Brüggemann. Da BLP durch Sonderprogrammierung zusätzlich spezielle Bedarfe abdecken kann, ist dies bei Formica gegeben. Ebenso konnte Formica mit einem guten Preis-Leistungsverhältnis überzeugen, so dass sich die BRB-Führung nach einem halbjährlichen Entscheidungs- und Auswahlprozess für die BLP-Lösung entschied. Schließlich implementierte BLP Formica, wobei der Artikelstamm, bestehend aus rund 15000 Artikeldaten inklusive Kundendaten, aus der kaufmännischen Lösung übernommen werden konnte. Bereits nach einem Schulungstag, an dem unter anderem verschiedene Auftragsszenarien durchgespielt wurden, waren die Mitarbeitenden in der Arbeitsvorbereitung in der Lage, Formica zu nutzen. »Natürlich dauert es etwas bis man alle Symbole und Funktionen vollständig überblickt, aber insgesamt sind wir sehr gut gestartet«, betont Brüggemann. Nachfragen im laufenden Betrieb ließen sich schnell telefonisch klären. So konnte BRB direkt mit der Auftragsverwaltung, der Fertigungssteuerung und der Rechnungslegung über Formica beginnen. Bei der Fertigungssteuerung werden die Arbeitspläne gesteuert, die festlegen, in welcher Reihenfolge etwas bearbeitet wird. Mitarbeitende wissen dadurch, welche Aufgabe folgt und wer etwas weiterbearbeitet, wenn sie einen bestimmten Arbeitsgang erledigt haben. Das Bauteil ist fertiggestellt, sobald der Arbeitsplan abgearbeitet ist.

Dokumentenmanagement und Formica ToDo

»Eine große Hilfe im Arbeitsalltag ist zudem die Belegarchivierung mit Barcode, wegen der wir uns unter anderem auch für Formica entschieden haben«, erläutert Brüggemann. Gerade bei kleineren Bauteilen werden Angebote teilweise noch von Hand gerechnet, die sich einfach einscannen und zuordnen lassen. Hierfür sorgt das DMS-Modul für Dokumentenmanagement von Formica. Es kann sowohl die intern mit Formica erzeugten Dokumente als auch die extern generierten Unterlagen und Belege wie die bei BRB gescannten Kalkulationen sowie Lieferscheine und Speditionspapiere vorgangsbezogen ablegen und verwalten. Für die komplett automatisierte Ablage der Dokumente direkt beim zugehörigen Beleg ist es unerheblich, ob es sich um ein internes oder externes Dokument handelt. Mittels des auf dem Dokument befindlichen Barcodes ordnet die Lösung das Dokument nach dem Scan automatisch zu. Jeder Scanvorgang kann beliebig viele unsortiert vorliegende Seiten beinhalten, Formica SQL DMA übernimmt die beleggerechte Zuordnung und die Speicherung der Seiten in Dateien vom Typ PDF. Der Einsatz einer zusätzlichen Archivierungssoftware ist nicht erforderlich. Benötigen Anwender Informationen aus den archivierten Unterlagen, lassen sich diese auf Knopfdruck auffinden. Dass unnötige Suchzeiten entfallen und sich die Verwaltung erheblich vereinfacht, liegt auch an der Nutzung des E-Mail-Programms Formica ToDo, wie Brüggemann erläutert: »Formica ToDo ist beispielsweise ein schönes Tool, wenn Angebote per E-Mail eintreffen. Durch die Verknüpfung von Formica ERP und ToDo lässt sich die Korrespondenz – beispielsweise die Angebote – mit einem Klick mit der Artikelanfrage verknüpfen.« Das Wiederfinden ist im Nahhinein für jeden berechtigten Nutzer ebenso einfach möglich.

Weitere Schritte und Ziele

Nachdem sich die verschiedenen Vorgänge reibungslos eingespielt hatten, begann BRB im zweiten Einführungsschritt mit der Betriebsdatenerfassung (BDE). Hierzu werden PCs im Fertigungsbereich genutzt, an denen sich Fertigungsmitarbeitende für Arbeitsvorgänge an- und abmelden. Brüggemann sieht die automatische Erfassung der Arbeitszeit als wesentlichen Schritt, um Kalkulationen noch genauer durchführen zu können: »Auch wenn es in der Anfangsphase für die Mitarbeitenden eine gewisse Umgewöhnung bedeutet, erleichtert es die Planungsarbeit wesentlich, genau zu wissen, wie lange Mitarbeitende für einen Auftrag tatsächlich benötigen.« Für die Realisierung der Arbeitszeiterfassung nutzte BRB die Möglichkeit der Sonderprogrammierung, um Unterbrechungen der Arbeitszeit nachträglich einfügen zu können. Ebenfalls individuell angepasst mittels Programmierleistung wurden bestimmte Formulare und das Einlesen von externen Stücklisten aus CAD-Programmen. Als weiteren Schritt plant BRB, die Lagerverwaltung über Formica laufen zu lassen. Insgesamt lautet das Ziel von Brüggemann, mit Formica transparenter zu werden und Vorgänge sowie Resultate optimal planen zu können. Statistiken, die das Unternehmen heute bereits unter anderem für Umsatzgruppen sowie Warenein- und Warenausgang nutzt, sollen deutlich ausgebaut werden.