Formica schafft bei APM Basis für standardisierte Prozesse

Seit 2012 unterstützt die Unternehmenssoftware Formica von BLP Software die auf industrielle Weise produzierte handwerkliche Qualität von APM Gehäusetechnik und verwaltet hierfür knapp 18.000 Teile – zwei Drittel davon sind Fertigungsteile. Zuvor hatte der Hersteller diverse MS-Office-Programme sowie eine eigen entwickelte Fakturierungslösung im Einsatz. »Da wir nach einem 30jährigen kontinuierlichen Wachstum eine Betriebsgröße erreicht hatten, die weit über einen Handwerksbetrieb hinausging, war es notwendig, neue Funktionen wie Arbeitsvorbereitung, Einkaufs- und Vertriebsaufgaben neu zu definieren. Deswegen war es ebenso erforderlich, eine durchgängige ERP-Lösung zu finden, die diese Funktionen und Prozesse unterstützt«, berichtet Paul Schuller, GEschäftsführer von APM Gehäusetechnik.

Über die Schwesterfirma GSO Oberflächentechnik, die Formica bereits im Einsatz hatte, ist APM auf die Software aufmerksam geworden. Die Aussicht war verlockend, beide Firmen über die Lösung vernetzen zu können und ein Programm zu nutzen, dessen Oberflächen und Abläufe Mitarbeiter und Geschäftsführung bereits kennen. Allerdings wollte sich APM nicht ohne den Markt selbst zu sondieren, auf Formica festlegen. Daher nahm der Sondermaschinenbauer zwei weitere ERP-Systeme in Augenschein, die auf die Blechbearbeitungsbranche spezialisiert waren. »Doch letztlich«, so Schuller, »haben wir uns für Formica entschieden, weil wir aufgrund der Erfahrungen durch GSO einfach sicher wussten, dass die Software funktioniert und eine kurze Implementierungsdauer vorweist, die uns ebenfalls wichtig war.«

Flexibilität war von Anfang an gefragt

Abgesehen von Funktionalität und Implementierungsdauer zählten Flexibilität und Bedienerfreundlichkeit zu den entscheidenden Auswahlkriterien. »Wir decken keine Großserien, sondern hauptsächlich Kleinserien ab, die immer mit kundenspezifischen Themen verbunden sind. Dabei müssen wir sehr flexibel sein und auf kurzfristige Anforderungen unserer Kunden unverzüglich reagieren können«, beschreibt Schuller. Beispielsweise müsse es schnell und einfach möglich sein, Artikel anzulegen, Fertigungsaufträge auszulösen und Zeichnungsindizes zu ändern. »Es kann aber auch sein, dass wir in der Software-Oberfläche ein neues Feld benötigen, das unter SAP schnell 30.000 Euro kosten kann. Daher ist es uns wichtig, durch BLP kurzfristig und mit einem überschaubaren Kostenaufwand Lösungen zu erhalten«, ergänzt Schuller, der auch die klare Struktur von Formica sowie die intuitive Programmoberfläche überaus ansprechend findet.

Flexibilität zeigte BLP gleich zu Beginn der Zusammenarbeit, da Formica in der Standardausführung nicht in allen Punkten zu den Strukturen von APM gepasst hat. Jedoch war BLP in der Lage, Formica schnell an die Gegebenheiten beispielsweise bei der Fremdfertigung anzupassen. Die Pulverbeschichtung von APM findet als Fremdfertigung bei dem Schwesterunternehmen GSO statt, das als eigenständige Firma agiert. Prinzipiell ist Formica so angelegt, dass die Fremdfertigung immer auf einen Artikel ausgelegt ist und Merkmale wie die Farbe auch jeweils für einen Artikel gelten. »Für uns ist es jedoch einfacher, die Pulverbeschichtung gesamtheitlich zu übergeben und die Farbe anhand eines Artikels zu definieren«, erklärt Schuller. »Da BLP dies ändern konnte, sparen wir uns das Abbilden von 500.000 bis 600.000 Arbeitsgängen pro Jahr, ohne dass Informationen wie die Teileanzahl verloren gehen. « Ebenso erfreulich sei, dass auch die regelmäßigen Updates von BLP die individuelle Lösung immer wieder berücksichtigen.

Schrittweise Inbetriebnahme von Formica

Nach der Installation der Software durch BLP, setzte APM die Inbetriebnahme schrittweise in mehreren Monaten um. Zu den ersten Schritten zählte die manuelle Eingabe der Stamm- und Artikeldaten, die nicht automatisiert wurde, da der vorhandene elektronische Datenbestand nicht den aktuellen Anforderungen entsprach. Relativ schnell konnten dann die Kunden- und Fertigungsaufträge sowie die interne Organisation mit Formica erfolgen. Soweit es Lieferscheine und Rechnungen betraf, arbeitete APM bis Dezember 2014 noch parallel mit dem alten System.

Im laufenden Betrieb profitiert APM heute von unterschiedlichen Modulen und Funktionsweisen, die Formica bietet. Einen wesentlichen Vorteil bringt laut Schuller beispielsweise das E-Mail- und Organisationsmodul Formica ToDo, das direkt mit Formica ERP verknüpft ist: »Wir hinterlegen alle relevanten Dokumente zu laufenden Fertigungsprozessen und administrativen Aufgaben. Alle ankommenden Dokumente und E-Mails von Kunden, die Informationen zu einem Auftrag enthalten, werden dem Auftrag automatisch zugewiesen und lassen sich von jedem Arbeitsplatz im Unternehmen aufrufen.«

Formica ToDo liefert verschiedenen Fachbereichen große Vorteile

Darüber hinaus profitieren weitere Fachbereiche wie der Einkauf von Formica ToDo, da die Bestellung und die hierfür notwendige E-Mail-Kommunikation direkt aus Formica ERP erfolgt. Konkret werden Bestellvorschläge und, sofern freigegeben, die Bestellung aufgrund von Bedarfen aus Fertigung und Montage ausgelöst. »Aus dem Formular der Bestellung versenden wir direkt eine E-Mail an den Lieferanten mit Standardsignatur und hinterlegtem Text. Wenn eine Auftragsbestätigung vom Lieferanten kommt, können wir uns sofort in die laufende Bestellung einklinken, die wiederum mit dem Fertigungsauftrag verknüpft, und Informationen herauslesen«, erzählt Schuller.

Wichtig ist für APM aber auch das Dokumentenmodul, da die Mitarbeiter zur Herstellung der Sondergehäuse zahlreiche Zeichnungen und Montageanleitungen benötigen, die digital jederzeit abrufbar sind. »Trotz bis zu 300 Aufträgen, die wir gleichzeitig abarbeiten, Stückzahlen, die sich zwischen eins und 1.000 bewegen, sowie einzelnen Baugruppen, die aus 70 bis 80 Fertigungsteilen bestehen, hat jeder sofort jede Information vorliegen, die das Produkt oder Teil betrifft«, so Schuller, der die Überwachung der Produktion als eine große Herausforderung betrachtet. Dank Formica bleibe diese allerdings stets überschaubar.

Mitarbeiter profitieren von Dokumentenmodul und Wissensdatenbank

Seit zwei Jahren hat APM auch die Wissensdatenbank im Einsatz, die Schuller weiter etablieren will: »Dort kann man je nach Rechtevergabe immer sehen, was wir über bestimmte Themen wie Fertigung oder Schweißen wissen. Gerade in der Kalkulationsphase vereinfacht sich die Arbeit, wenn Vertriebskräfte schnell überblicken können, welche Fertigungsvarianten bestehen und ob spezielle Werkzeuge und Maschinen vorhanden sind, die für bestimmte Arbeitsvorgänge oder Lösungen benötigt werden.«

Für Schuller ist klar, dass die Hauptvorteile von APM durch Formica in standardisierten Arbeitsabläufen, automatisierten Prozessen und in der Zeitersparnis in verschiedenen Bereichen wie Fertigung, Bestellung, Vertrieb und auch der Lagerhaltung stecken: »Um erfolgreich als Unternehmen agieren zu können, benötigt man standardisierte Prozesse und eine bedarfsgerechte Arbeitsweise. Beides ermöglicht uns Formica.« Hierfür müsse man auch einen gewissen Aufwand für die Datenpflege aufbringen, der sich aber schnell bezahlt macht.