7 Tipps für die Auswahl und Implementierung einer ERP Software

Die Entscheidung für die Anschaffung einer ERP Software ist gefallen, doch welches ERP System soll eingesetzt werden? Diese Frage sollte sorgfältig getroffen werden, denn das ERP System ist der digitale Kern des Unternehmens und wird üblicherweise die nächsten 10 Jahre die Geschäftsprozesse des Unternehmens digital abbilden.

Der Prozess von der Entscheidung ein ERP System einsetzen zu wollen, bis zur eigentlichen Implementierung kann sich mehrere Monate ziehen, auch wenn die eigentliche Software in wenigen Tagen aufgesetzt ist. Damit der Prozess so einfach wie möglich ist und die Einführung des ERPs zu einem Erfolg wird, haben wir hierfür 7 Tipps zusammen gestellt.

1.) Prozesse innerhalb des Unternehmens kennen lernen

Um Anforderungen für die ERP Software definieren zu können, sollten die einzelnen Abteilungen und deren Prozesse innerhalb des Unternehmens im Detail betrachtet werden. Hieraus kann dann abgeleitet werden, wie diese Prozesse aussehen können, wenn diese in ein ERP System überführt werden. Oftmals haben sich innerhalb des Unternehmens über Jahrzehnte hinweg Abläufe etabliert, die evtl. nicht mehr sinnvoll sind oder optimiert werden können. Deshalb kann die Einführung eines ERP Systems auch als Chance genutzt werden, um diese internen Abläufe zu überdenken und ggf. anzupassen.

Wichtig ist auch, dass frühzeitig Mitarbeiter aus verschiedenen Bereichen mit einbezogen werden. So wird sicher gestellt, dass das ganze Unternehmen mit an Bord ist und Ideen, Anforderungen und Vorschläge frühzeitig beachtet werden. Die IT-Abteilung spielt eine zentrale Rolle, sollte deshalb auf alle Fälle Empfehlungen aussprechen und die technischen Anforderungen berücksichtigen, niemals aber alleine mit der Geschäftsführung Entscheidungen treffen. Denn schlussendlich arbeiten auch Mitarbeiter mit dem System, die nichts mit der IT zu tun haben.

2.) Funktionen definieren und priorisieren

Auf Basis der Erkenntnisse aus dem ersten Tipp werden anschließend Funktionen gesammelt und priorisiert, zum Beispiel welche zwangsläufig benötigt werden, welche nice-to-have sind und welche gut, aber optional sind. Im Idealfall wird ein Lastenheft angelegt, sodass konkrete Informationen vorliegen und diese dann als Diskussionsgrundlage dienen.

Auf Basis der Funktionen bzw. dem Lastenheft geht dann automatisch hervor, welche Geschäftsprozesse in Zukunft über das ERP System abgewickelt werden. Denkbar ist ebenfalls, dass verschiedene Unternehmensbereiche nach und nach auf das ERP System umgestellt werden. Dies sollte jedoch vorab definiert werden, damit dies bei der Entscheidungsfindung schon mit bedacht werden kann.

Wichtig ist, dass nicht stumpf Vorgaben gemacht werden. Oftmals hat der ERP Anbieter schon Erfahrungen gesammelt und kann Funktionen bzw. Lösungen aufzeigen, die so bisher nicht berücksichtig wurden, durchaus aber Sinn machen. Deshalb ist es wichtig partnerschaftlich mit dem ERP Anbieter umzugehen, um am Ende dann ein System zu haben, das perfekt integriert ist.

3.) Branchenrelevante Erfahrung berücksichtigen

Bei der Auswahl einer ERP Software bzw. dem Anbieter der Software, macht es Sinn darauf zu achten, dass entweder das System in der Branche schon eingesetzt wird oder der Anbieter bereits Erfahrung in der eigenen Branche gesammelt hat. Oftmals sind Geschäftsprozesse sehr branchenspezifisch und können sich deshalb stark von anderen Branchen unterscheiden. Die Prozesse sollten sich deshalb gut mit dem ERP System realisieren lassen.

4.) Flexibilität hinsichtlich Erweiterungen

Es ist gut, wenn das ERP System in der Standardausführung schon viel beinhaltet, oftmals kann aber nicht alles mit der Standard-Funktionalität abgedeckt werden. Hier sollte darauf geachtet werden, dass sich das System flexibel zeigt, modular aufgebaut ist und einfach erweitert werden kann. Im Voraus ist es schwer, solche Fälle zu bedenken, oder die Kosten hierfür einzuschätzen. Deshalb kann ein ganz offenes Gespräch mit dem ERP Anbieter helfen.

Ebenfalls nützlich sind Schnittstellen, um die ERP Software mit anderen Systemen zu verbinden. Auch wenn im Moment kein Anwendungsfall vorliegt, kann es immer sein, dass in Zukunft z. B. eine Webseite, ein Online-Shop oder ein PIM-System die Daten aus der ERP Software benötigt. Eine saubere Lösung hierfür ist eine REST API, worüber die Daten aus dem ERP abgefragt werden, Datensätze bearbeitet oder erstellt werden können.

5.) Service und Support

Nicht nur die Software ist entscheidend. Die Implementierung eines ERP Systems ist ein Gesamtprojekt. Die beste Software bringt nichts, wenn es an der Implementierung scheitert. Deshalb ist es wichtig einen kompetenten Partner an der Seite zu haben, der dafür sorgt, dass das Projekt zum Erfolg wird. Auch wenn mal ein Detail im Voraus übersehen wurde, sollte das Projekt nicht an der Umsetzung dieses Details scheitern.

Im Idealfall lässt sich beides kombinieren und der Support kommt direkt vom Hersteller. Das schafft Flexibilität und es kann auf Entwickler gebaut werden, die die Software von Grund auf entwickeln oder seit Jahren betreuen. Das steigert natürlich auch die Effektivität, spart Zeit und sorgt somit im Gesamten für einen schlanken Prozess und eine schnelle Implementierung der ERP Software.

6.) Die Wartungsfähigkeit im Voraus prüfen

Oftmals wird die Wartungsfähigkeit im Voraus nicht mitbedacht, es ist jedoch sehr wichtig zu wissen, was passiert wenn etwas nicht funktioniert oder ein Update eingespielt werden muss. Wer ist Ansprechpartner? Gibt es einen Wartungsvertrag? Können Funktionen hinterher hinzugefügt werden, oder ist dies nur zu sehr schlechten Konditionen möglich?

Ein wichtiger Punkt ist auch das Einspielen von turnusmäßigen Updates, oftmals handelt es sich hierbei nicht nur um Funktionserweiterungen, sondern diese Updates können auch sicherheitsrelevant sein. Ebenfalls möglich ist, dass die Software mit der Zeit optimiert und somit performanter wird und Mitarbeiter dann schneller arbeiten können.

7.) Die eigentlichen Kosten und das Lizenz-Modell

Das ERP System soll das Unternehmen voranbringen, Prozesse vereinfachen und digitalisieren. Zu Beginn ist der Mehrwert nicht ganz messbar, deshalb lassen sich die Kosten schlecht abwägen. Generell lassen sich die Anschaffungskosten von mehreren ERP-Anbietern vergleichen. Es sollte jedoch nicht nur auf den Preis geachtet werden, sondern auf Erfahrung gebaut werden, schlussendlich gilt es das ERP Software erfolgreich einzuführen.

Wenn das ERP-Projekt mit einem falschen Partner umgesetzt wird oder im Voraus nicht durchdacht geplant ist, steigen die Kosten automatisch – unabhängig davon, welcher Betrag ursprünglich auf dem Angebot stand. Deshalb ist es umso wichtiger den richtigen Partner zu finden.

Kontaktieren Sie uns gerne für eine unverbindliche Beratung. Mit unserer ERP-Software Formica sind wir bereits seit 1994, bei über 400 Kunden in 35 Branchen am Markt und können dadurch gerne unsere Erfahrung auch bei Ihrem ERP-Vorhaben einbringen.