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Kunde

Othmerding Maschinenbau

Standort

Drensteinfurt

Branche

Maschinenbau

Produkte

Bodenwalzen, Maisschiebeschilder, Abscheidekörbe für Mähdrescher

Mitarbeiter

10

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Mit Formica SQL einen Volltreffer erzielt

Torben Othmerding nahm sich ein Jahr Zeit, um für sein Maschinenbau-Unternehmen eine Software zu finden, die den Betrieb von A bis Z abdeckt. Die Empfehlung eines Branchenkollegen brachte ihn zu Formica SQL von BLP Software, durch die er inzwischen Arbeitszeit sowie Kosten sparen kann. Darüber hinaus erhält er eine exzellente Übersicht über die Unternehmenskennzahlen.

BLP-Software im Einsatz bei
Othmerding Maschinenbau

Das Projekt im Überblick

Vorhandene Systemlandschaft

- Windows Small Business Server 2011
- Windows-7-Client

Wichtigste Herausforderungen

- Verknüpfung und Terminierung von Prozessen
- Richtiges Erfassen von Unternehmensdaten
- Ersetzen einer bestehenden Betriebssoftware

Ziele des Projekts

- Abdeckung der gesamten Geschäftsprozesse
- Einfache Ermittlung von Unternehmenskennzahlen
- Transparenz über Unternehmensabläufe

Angewandte BLP Software

- Formica SQL ERP
- Formica ToDo

Entscheidung für Formica ERP

- Einfacher und logischer Programmaufbau
- Intensive und individuelle Beratung
- Ganzheitlich verzahnte Module

Highlights der Implementierung

- Ständige Kostentransparenz und keinerlei Mehrkosten
- Ein Ansprechpartner für Auswahl und Implementierung
- Keinerlei Probleme bei der Migration

Hauptnutzung für das Unternehmen

- Überblick über Unternehmenskennzahlen
- Zeit- und Kostenersparnis durch verknüpfte Prozessverarbeitung
- Durch transparente Kommunikation ist alles im Blick

Nach nur einem Jahr Einsatz plante Othmerding Maschinenbau bereits die Betriebssoftware TopKontor Handwerk wieder zu ersetzen, da es nicht die Erwartungen des Herstellers von Landwirtschafts- und Gartenbauprodukten erfüllte. »Wir wollten ein Programm, das den Betrieb und alle Bedürfnisse von A bis Z abdeckt«, berichtet Torben Othmerding, Inhaber von Othmerding Maschinenbau. »Das alte Programm hatte nur einzelne Module, die nicht verzahnt waren, so dass es nicht möglich war, Prozesse vernünftig zu verknüpfen und zu terminieren.« Zudem traten immer wieder Fehler in der Betriebsdatenerfassung auf, da beispielsweise Arbeitszeiten entweder doppelt oder gar nicht gebucht wurden.

Rund ein Jahr nahm sich Torben Othmerding schließlich Zeit, um nach dem »ersten Schnellschuss« eine neue Lösung zu finden. Für seine Recherche zog er Berater der Handwerkskammer hinzu, nutzte das Internet und tauschte sich mit anderen Unternehmern aus. »Letztlich haben die Beratergespräche und die intensive Internetrecherche nicht so viel gebracht. Am ergiebigsten war der Austausch mit Berufskollegen, wobei sich deutlich herauskristallisierte, dass die meisten Unternehmer ähnliche Schwierigkeiten damit haben, eine ganzheitliche Verzahnung aller Geschäftsprozesse zu erreichen«, erinnert sich Torben Othmerding.

Formica konzentriert sich auf das Wesentliche

In die engere Programmauswahl kamen schließlich SAP Business One, TaxMetall, Jericho und Formica, das ein Branchenkollege empfahl, der die Lösung bereits sieben Jahre erfolgreich im Einsatz hatte. Anhand von Demoversionen machte sich Torben Othmerding ein genaueres Bild der Lösungen. TaxMetall sagte ihm aufgrund des Aufbaus und der Bedienbarkeit nicht zu, die wiederum bei Jericho einen guten Eindruck machten. Hier störten allerdings die Datenbankbasis und der Entwicklungsstand. Bei SAP Business One war klar, dass es viele Kosten für Anpassungen verursacht hätte. »Formica wirkte auf den ersten Blick eher puristisch, jedoch ist das im Praxisbetrieb genau der Vorteil, da es exakt das macht, was es soll und sich auf das Wesentliche konzentriert – es braucht den Schnick-Schnack nicht«, resümiert Torben Othmerding, dem auffiel, dass optisch aufwendig gestaltete Programme häufig nicht sehr praktikabel sind.

Besonders schätzte er, dass sich BLP Software für die Beratung sehr viel Zeit genommen hat. Die Anforderungen, die aus den eigenen Erfahrungen und den geführten Gesprächen resultierten, besprachen der Firmenchef und der BLP-Berater im Detail. Daraus ergab sich, welche Module für das Unternehmen in Frage kommen und welche Einstellungen vorzunehmen sind. »Die anderen Produkte hätten die Anforderungen nicht oder nur mit großem Programmieraufwand meistern können. Außerdem wären sie zwar günstig in der Anschaffung aber ziemlich teuer in der Anpassung gewesen«, so Torben Othmerding. »Bei BLP war die Preisbildung transparent und verlässlich, da das Angebot immer entsprechend der gewählten Module aktualisiert wurde. Am Ende kamen dann auch keinerlei Mehrkosten hinzu.«

Beratung und Umsetzung aus einer Hand

Nachdem die Module ausgewählt und die Auftragsbestätigung erteilt waren, konfigurierte BLP die Lösung und überspielte sie im März 2014 per Fernwartung auf den Server von Othmerding. Sie enthielt bereits Lieferanten-, Kundenstamm- und Artikeldaten, die das Unternehmen aus dem Münsterland zuvor als Excel-Daten an BLP geschickt hatte. Um die Implementierung kümmerte sich der selbe BLP-Mitarbeiter, der auch zuvor den Auswahlprozess begleitet hatte, was Torben Othmerding als weiteren großen Vorteil wertet: »So hatten wir immer einen Ansprechpartner für alle Belange.« Dieser führte dann auch die zweitägige Schulung zweier Mitarbeiter im Unternehmen vor Ort durch, wobei die Teilnehmer unter anderem gemeinsam einen Auftrag bearbeiteten, der reell vorlag.

Schließlich starteten die Othmerding-Mitarbeiter eigenständig mit der Bearbeitung von Aufträgen in Formica und wickelten bestehende noch über das Altsystem ab. Einmal täglich wurden Fragen, die sich im laufenden Betrieb ergaben, telefonisch mit BLP abgeklärt. Nach einem vierwöchigen Parallelbetrieb liefen alle Aufträge über Formica.

Auswirkungen von Formica auf den Betriebsalltag

Im Anschluss an die ohne Schwierigkeiten verlaufene Implementierung stellten sich verschiedene Geschäftsprozesse bei Othmerding um, die zahlreiche Verbesserungen brachten. Beispielsweise waren verschiedene Stempelvorgänge notwendig, um die Zeit für die Auftragsbearbeitung und die Anwesenheit zu erfassen. Die Fertigungsarbeiter gewöhnten sich daran ebenso wie an die neue Bedienoberfläche der Software. Da nun alle Prozesse verzahnt sind, passiert vieles automatisch. Dies erspart das manuelle Erfassen von Informationen, was zuvor für die Ermittlung von Kennzahlen notwendig war.

Wenn in Formica eine Bestellung ausgelöst wird, wirkt sich dies automatisch im Lagerhaltungsmodul aus. Der Anwender sieht sofort, welche Waren vorhanden sind und was bestellt werden muss. Außerdem ist der Firmenchef jederzeit in der Lage, Kennzahlen abzurufen, wie die Werte des gelagerten Materials, der Halbfertigprodukte und Fertigprodukte. »Interessant sind für mich auch Kennzahlen zu produktiven Zeiten und Leerzeiten sowie Umsatzstatistiken und Bestellstatistiken, für die ich nun nicht mehr umständlich Excel-Listen führen muss«, meint Torben Othmerding ergänzend.

Ebenfalls Erleichterung verschafft die Schnittstelle zum CAD-Programm, über die Stücklisten an Formica übertragen werden. Darüber wird der Bestellvorgang direkt angestoßen und gleichzeitig lassen sich die Kosten für das Produkt verfolgen. Vorher gab es keine direkte Verknüpfung, die nun in ähnlicher Weise für die Finanzbuchhaltung vorgesehen ist.

Einsparungen durch Formica SQL und Formica ToDo

Parallel zur Warenwirtschaftssoftware Formica SQL hat Othmerding Micorsoft Outlook durch Formica To Do ersetzt. Formica ToDo ist speziell für die Bearbeitung und Verwaltung von Emails, Terminen und Aufgaben ausgelegt und direkt mit Formica SQL vernetzt, so dass zahlreiche Synergieeffekte entstehen, die Arbeitszeit sparen. Wenn ein Mitarbeiter in Formica SQL einen Auftrag erstellt, kann er ihn direkt versenden. Inklusive der Antworten der Kunden ist die gesamte Kundenkommunikation dokumentiert, den jeweiligen Aufträgen zugeordnet und für alle berechtigen Kollegen sichtbar. »Auf diese Weise sind alle auf dem gleichen Informationsstand. Rund 10 Prozent der Arbeitszeit lassen sich hiermit einsparen«, kalkuliert Torben Othmerding, der insgesamt schätzt dass der ROI nach rund drei Jahren erreicht sein wird und den Hauptnutzen darin sieht, dass der Unternehmensprozess ganzheitlich abgebildet wird. »Es ist einfach eine runde Sache«, meint er abschließend.