Die ERP Software für den Mittelstand

Formicas integrierte Abrufautomatisierung führt bei der BCK Metallverarbeitung GmbH zu enormen Kapazitätseinsparungen

Laserschneiden, Blechzuschnitte, Kantarbeiten, Schweißbaugruppen, Oberflächenschutz – die BCK Metallverarbeitung GmbH aus Köln ist ein wahrer Allrounder im Bereich Metallverarbeitung. Kontinuierliche Änderungen von Teilaufträgen kosteten das mittelständische Unternehmen jedoch viel Zeit und Mühen. Die ERP-Lösung »Formica« von BLP Software automatisiert die Bearbeitung von Abrufen/ Abrufänderungen, was dem Unternehmen zu enormen Kapazitätseinsparungen verhilft.

Formica im Einsatz bei BCK Metallverarbeitung

Das Projekt im Überblick

Wichtigste Herausforderungen

  • Motivation von Mitarbeitern in der Umstellungsphase
  • Vollständige Datenübernahme aus dem alten System
  • Implementierung einer sicheren Datenverbindung für Abrufautomatisierung

Ziele des Projekts

  • Integration einer Abrufautomatisierung
  • Ersatz des Altsystems durch ein System das zukünftig mitwachsen kann
  • Mögliche Integration einer OPOS Liste

Angewandte BLP Software

  • Formica SQL, Formica ToDo

Entscheidung für Formica ERP

  • Schnelle Auffassung der relevanten Kundenanforderungen seitens BLP Software
  • Hervorragendes Preis-Leistungs-Verhältnis
  • Integrierte Abrufautomatisierung

Highlights der Implementierung

  • Kurze Projektdauer
  • Vollständige Datenübernahme aus dem Altsystem
  • Einfache Bedienbarkeit der Software

Hauptnutzung für das Unternehmen

  • Kapazitätseinsparungen durch Abrufautomatisierung
  • Erhöhte Effizienz in der Prozessbearbeitung und Verwaltung

Als kaufmännische Unterstützung hatte das metallverarbeitende Unternehmen jahrelang eine ERP-Lösung im Einsatz, dessen Umfang den Ansprüchen der BCK vor allem im Bereich der Produktion schließlich nicht mehr gerecht werden konnte. Daraufhin machte sich BCKs Geschäftsführer auf die Suche nach einem neuen externen Anbieter, der die Ansprüche des Betriebs zukünftig besser erfüllen sollte als sein Vorgänger. Im Zuge seiner Recherche setzte er sich dann intensiv mit den am Markt gängigen Anbietern auseinander.

Formica wurde BCKs Anforderungen gerecht

Ein erster telefonischer Kontakt zwischen der BLP Software GmbH und BCKs Geschäftsführung erfolgte im Juni 2019. BLPs Geschäftsführer Joachim Beck konnte mit seiner Softwarelösung Formica direkt überzeugen. BCKs Fertigungsleiter erinnerte sich: „Für uns war es wichtig, dass wir ein System finden welches unsere Produktion besser unterstützt. Außerdem war es uns wichtig, dass das System zukünftig mit uns mitwachsen kann, dass es automatisierte Abrufe ermöglicht, und dass es uns ermöglicht unseren gesamten Datenstamm in Gänze mitzunehmen“. Formica konnte jeden dieser Punkte erfüllen. Eine weitere Entscheidungsgrundlage war darüber hinaus Formicas unschlagbares Preis-Leistungs-Verhältnis, sowohl für dessen fixen Kaufpreis als auch für die Wartung des Systems.

Nach zwei Schulungstagen kann mit der Anwendung von Formica gestartet werden

Bei der BCK im Einsatz ist Formica jetzt seit März 2020. Überzeugen konnte hierbei insbesondere die schnelle Einführung der Software seitens BLP: „Aus internen Gründen konnten wir die Software erst Monate später in Betrieb nehmen. Mit BLP hatte dies allerdings nichts zu tun. Wir hätten nach nur zwei Schulungstagen eigentlich mit den rudimentären Funktionalitäten der Software starten können. Auftrag, Lieferschein, Rechnung.

Sicherlich kann man die Software nicht sofort in ihrer vollen Funktionalität beherrschen aber rudimentäre Anwendungen gehen bereits nach zwei Tagen. Das ist schon beeindruckend.“, äußerte sich BCKs Fertigungsleiter zur Inbetriebnahme. Weiterhin erklärte er, dass vor allem auch eine reibungslose und vollständige Datenübernahme ein entscheidendes Kaufkriterium gewesen war. Diese sei bereits im Vorfeld zur Schulung absolut reibungslos erfolgt und BLP habe diesbezüglich alle Versprechungen eingehalten. Darüber hinaus musste für die Abrufautomatisierung eine weitere Software zwischengeschaltet werden um eingehende, verschlüsselte PDF Dateien nach OFTP2 Verfahren entschlüsseln zu können. Auch hier habe BLP hervorragende Unterstützungsarbeit geleistet und die Schnittstellenkommunikation mit der Co-Software ohne viel Trubel ermöglichen können.

Die Startphase mit dem System nach den Schulungstagen wäre desweitern hervorragend von BLPs Telefonsupport begleitet worden. BLP macht es sich zum Ziel, alle Kunden nach maximal dreimaligem Telefonklingeln zu betreuen. „Der Telefonservice von BLP ist gut, da kann man sich nicht beschweren. Im Falle von jeglichen Problemen oder bei Optimierungsbedarf kann man anrufen und wird betreut“, freute man sich bei BCK.

Insbesondere während der Anfangszeit habe dies viele Unsicherheiten und vermeintliche Probleme schnell obsolet machen können.

Formica verhilft zu massiven Kapazitätseinsparungen

Vor allem die für die Kaufentscheidung mehr als relevante Abrufautomatisierung überzeugt bereits aufgrund zukünftig erwarteter Kapazitätseinsparungen. Auf Nachfrage wurde das wie folgt erklärt: „Wir bekommen viele Abrufe von Kunden. Früher haben wir diese als PDF Anhänge von E-Mails bekommen, ausgedruckt und manuell bearbeitet. Das hat richtig viel Zeit gekostet. Um diese Kapazität einzusparen war es uns ein wirklich großes Anliegen dieses Prozedere zu automatisieren. Das ist organisatorisch, auf Mitarbeiterebene und auch softwareseitig ein riesen Schritt da unsere komplette Produktionsplanung damit zusammenhängt“. Im Moment befindet sich BCK zusammen mit BLP mitten in der Umsetzung dieser automatisierten Abrufbearbeitung. Zuvor hat sich das Unternehmen intern darauf geeinigt erst die rudimentären Funktionalitäten der Software beherrschen zu wollen, bevor man diesen großen Schritt wage. Durch die Inbetriebnahme der Softwarekomponente rechne man zukünftig aber mit enormen Kapazitäts- und somit Kosteneinsparungen.

Formica überzeugt auf ganzer Linie

Überzeugen konnte Formica auch in anderen Bereichen. Vor allem im direkten Vergleich zum Vorgänger System erkennt man deutliche Vorteile. „Setzt man sich erstmal mit einem neuen Tool intensiv auseinander, fallen einem die deutlichen Unterschiede auf. Formica ist generell, aber vor allem auch auf der Produktionsseite deutlich besser. Das ganze Arbeiten im System, wie etwa Arbeitspläne, Stücklisten, Preise, Aufträge, Artikel anlegen etc. geht deutlich schneller als im vorherigen System. Außerdem ist die Handhabung sehr viel einfacher. Sehr gut gefällt mir hier vor allem das „Fenstern“. Mit nur einem Klick kann man zwischen den Fenstern navigieren und ist immer dort wo man gerade sein will“, begeisterte sich BCKs Fertigungsleiter.

Darüber hinaus zeigt er sich über die Effizienz der Software erfreut. Seien erst einmal alle Datensätze übernommen, könne man sehr zügig und effizient mit der Software arbeiten. Das spare viel Zeit und somit natürlich auch Geld. „Es ist zwar schwer zu beziffern im Moment, aber insgesamt empfinden wir die Software als deutliche Erleichterung und sind sehr zufrieden. Die Abrufautomatisierung sowie das leichte und effiziente Handling des Systems sorgen langfristig sicherlich für deutliche Kosteneinsparungen.“ Zukünftig wünscht sich der Fertigungsleiter in diesem Zusammenhang auch noch eine gezieltere Schulung für das kostenlos mitgelieferte E-Mail Programm „Formica ToDo“. ToDo ist eine Kommunikationssoftware welche es ermöglicht jegliche E-Mail Kommunikation mit einem Klick an die entsprechende Stelle im ERP System anzuhängen und ermöglicht dadurch nicht nur mehr Transparenz sondern auch eine schnellere Bearbeitungszeit. Die Verzahnung des Software-Duos soll BCK dann zukünftig noch weitere Einsparungen in der Auftragsbearbeitung ermöglichen.

Kunde

BCK Metallverarbeitung GmbH

Standort

Köln

Branche

Metallverarbeitung

Produkte

Blech-, Aluminium- und Stahlverarbeitung, Lasertechnologie, Abkanttechnik

Mitarbeiter

25

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