Klarheit in der Verwaltung von 55.000 Teilen dank Formica

Auf beeindruckende 60.000 Quadratmeter erstreckt sich das Firmengelände von Weber Stahl in der rheinland-pfälzischen Gemeinde Großlittgen. 15.000 Quadratmeter davon sind überdachte Hallenflächen, in denen hoch- und verschleißfeste Sonderstähle verarbeitet werden. Schon seit 2001 hat der familiengeführte Stahlbetrieb mit rund 100 Mitarbeitern die Unternehmenssoftware Formica im Einsatz, um die gesamten kaufmännischen Prozesse darauf abzubilden.

Weber Stahl gehört zu wenigen Betrieben in Deutschland, die großdimensionierte Stahlteile thermisch bearbeiten und trennen können. Daneben fertigt das 1984 gegründete Unternehmen auch Baugruppen, Komponenten und eigenentwickelte Endprodukte wie Anhänger in verschiedensten Ausführungen. Wie kreativ und flexibel Weber Stahl agiert, zeigt sich in der Entwicklung und Fertigung eines Anhängers für PKWs, der sozusagen eine Mini-Mulde darstellt. Der als Muldy vermarktete Anhänger war eigentlich nur als Ausstellungsmodell gedacht. Jedoch fand er beim Messepublikum so großen Anklang, dass sich Weber-Stahl entschloss, eine eigene Produktreihe zu kreieren, die sehr erfolgreich ist.

Formica unterstützt Weber Stahl seit 2001

Bei diesem großen Produktportfolio gilt es viele Artikel und Teile zu verwalten, wozu Weber Stahl seit 16 Jahren Formica von BLP Software verwendet. „Inzwischen haben wir rund 55.000 Artikel in Formica angelegt und können diese problemlos über die Software verwalten“, bemerkt Alexander Schmitz, Prokurist bei Weber Stahl. 2001 stand die Unternehmensführung vor der Entscheidung, ein MS-DOS-basiertes System durch ein Warenwirtschaftsprogramm auf Windows-Ebene zu ersetzen. Es sollte von der Stammdatenerfassung über Auftragsbestätigungen und Bestellwesen bis zu Rechnungen und Lieferscheinen alle Prozessschritte unterstützen.

„Unsere Ziele lauteten, schneller, effizienter und transparenter zu werden. Jeder berechtigte Benutzer sollte auf alle artikelbezogenen Daten einfachen Zugriff bekommen, um Informationen zu lesen beziehungsweise sie zu bearbeiten“, erklärt Schmitz. Als Geschäftsführer Heinz Weber sowie Prokurist Schmitz  Formica erstmals auf einer IT-Messe kennenlernten, konnte BLP Software diese Fähigkeiten demonstrieren. Im weiteren Auswahlprozess, der knapp vier Monate dauerte, setzte sich Formica gegen zwei weitere Konkurrenzprodukte durch. Neben der Abdeckung aller Anforderungen waren auch das gute Preis/Leistungsverhältnis und die Anwenderfreundlichkeit des Systems mitentscheidend.

Ein externes Beratungsunternehmen begleitete über einen Zeitraum von rund sechs Monaten die Auswahl und Einführung von Formica. Die Verantwortlichen entschieden sich, keine Altdaten aus dem Vorgängersystem zu übernehmen, um so die Möglichkeit zu nutzen, eine Bereinigung der Daten zu vollziehen.

Eingabe der Stamm- und Artikeldaten im laufenden Betrieb

Zur Vorbereitung der Mitarbeiter auf das neue System bezog Weber Stahl die meisten der zum damaligen Zeitpunkt 50 Angestellten in die Schulungsmaßnahmen ein. „Obwohl hauptsächlich die Verwaltung von Weber Stahl mit Formica aktiv arbeitet, wurden alle Führungsmitarbeiter auf das System geschult, da sich auch Produktionsmitarbeiter immer wieder im Artikelstamm bewegen, um nötige Informationen einzusehen“, berichtet Schmitz.

In der Startphase war ein BLP-Mitarbeiter knapp eine Woche bei Weber Stahl vor Ort, um den Prozess zu unterstützen. Sobald neue Aufträge eingingen, gaben die Mitarbeiter nun alle entsprechenden Stamm- und Artikeldaten im laufenden Prozess in Formica ein. Danach konnten die Abteilungen Einkauf und Vertrieb, die Formica innerhalb des Unternehmens am intensivsten nutzen, ohne organisatorische Umstellungen mit der neuen Software weiterarbeiten. Als größte Herausforderung bezeichnet Schmitz rückblickend „den Bedienungswechsel vom alten MS-DOS System, in dem man sich nur in Masken bewegt hat, auf die neue Windows-Oberfläche. Doch dank der anwenderfreundlichen Bedienoberfläche gelang es letztendlich allen, sich auf Formica umzustellen.“

Mehr Transparenz und Effizienz durch Formica

Alle gesetzten Ziele, darunter mehr Transparenz und Effizienz sowie höhere Geschwindigkeit in der Bearbeitung, ließen sich mit Formica erreichen. „Über den Artikelstamm haben die Mitarbeiter direkten Zugriff auf alle zu einem Auftrag gehörenden Dateien“, beschreibt Schmitz. So könne man beispielsweise mit der Zeichnungsnummer auf den Artikelstamm gehen und habe sofort alles hinterlegt, was nötig sei, um einen Artikelauftrag zu erfüllen. Zu den hinterlegten Daten zählen sämtliche mit den Aufträgen verknüpfte Dokumente und Informationen wie Konstruktionszeichnungen im PDF- und CAD-Format, historische Daten der Artikel mit Änderungsindizes und zusammenhängende Excel-Dateien. „Man muss ganz klar sagen, Formica macht uns das Leben viel einfacher. Suchzeiten nach Informationen entfallen komplett und viele Aufgabenstellungen wie Wiederholaufträge lassen sich sehr einfach durchführen“, freut sich Schmitz, der wie seine Mitarbeiter alles auf einen Blick hat.

Die Transparenz gilt nicht nur für den Warenfluss bei der Auftragsabwicklung, sondern auch für betriebswirtschaftliche Analysen, wie Schmitz weiter darlegt: „Da jeder Auftrag mit allen zusammenhängenden Informationen über das Warenwirtschaftsprogramm läuft, erhalten wir genaueste Ergebniswerte bezüglich Umsatzstatistiken, die sich nach verschiedensten Kriterien aufschlüsseln lassen. Darauf können wir verlässlich aufbauen.“

Aufgrund des problemlosen Betriebs von Formica hat sich Weber Stahl vor ein paar Jahren entschieden, die kostenlose E-Mail und Organisationssoftware Formica Todo ebenfalls einzusetzen und damit Microsoft Outlook abzulösen. So löst Formica bei Weber Stahl nicht nur den kaufmännischen IT-Part und die Archivierung, sondern auch die digitale Kommunikation. Die Weber Stahl- Geschichte von einer einfachen Schlosserei zu einem mittelständischen Stahlverarbeitungsunternehmen, das national wie international Kunden bedient, wird mit der Unterstützung von Formica noch viele interessante Kapitel aufstoßen.