Formica passt auch zu Start-ups

Aufgrund ihrer Berufs- und Branchenerfahrung war den Gründern von i.safe von Beginn an klar, dass sie ein verlässliches Enterprise Resource Planning (ERP) Tool benötigen, aber nur ein begrenztes Budget hierfür zur Verfügung steht. »Unverzichtbar war dabei eine zuverlässige Seriennummernnachverfolgung, da die produzierten Geräte häufig in explosionsgefährdeten Bereichen zum Einsatz kommen«, berichtet Uwe Scholz, Geschäftsführer von i.safe MOBILE. Alle Geräte sind daher nach verschiedenen internationalen Gefährdungsklassen zertifiziert und erfüllen die jeweiligen länderspezifischen Anforderungen. Um spezielle Zulassungen für explosionsgefährdete Einsatzzwecke zu erhalten, ist es unter anderem erforderlich, dass die verwendeten Bauteile lückenlos nachvollziehbar sind. Diese Nachverfolgungspflicht geschieht über die Seriennummernnachverfolgung von Formica. »Andere ERP-Systeme sind hierzu nicht beziehungsweise oft nur mit großen Klimmzügen in der Lage«, so Scholz. Da Formica auch die weiteren Anforderungen erfüllte und der menschliche Faktor ebenfalls überzeugte, entschied sich i.safe für Formica.

Hohes Kostenbewusstsein in der Beratungsphase

Bereits in der Entwicklungs- und Zulassungsphase, die rund 15 Monate dauerte, hat i.safe erste Module installiert und genutzt. Sukzessive kamen je nach Bedarf weitere Module hinzu. »Dabei hat uns BLP immer so beraten, dass wir sehr kostenoptimiert arbeiten konnten. Die Berater haben uns Abläufe und Module vorgeschlagen, wodurch sich andere teurere Module einsparen ließen, was gerade in der Anfangsphase für uns als Start-up enorm wichtig war«, erinnert sich Scholz, dem auch das Lizenzmodell und die Supportkonditionen unter Kostengesichtspunkten sehr entgegen kommen.

Das Lizenzmodell bezieht sich auf die aktiven User im System und ist nicht personalisiert. So reicht eine 20-User-Lizenz aus, damit alle 25 Mitarbeiter im Unternehmen mit Formica arbeiten können. Die Supportpakete enthalten Stundenkontingente, deren Verbrauch monatlich genauestens aufgeführt wird – »sehr kostentransparent und übersichtlich« wie Scholz berichtet, der gleichzeitig die gute Qualität und Erreichbarkeit des BLP-Kundensupports lobt: »Der Kundensupport ist erstklassig erreichbar und unabhängig von der kontaktierten Person immer hilfreich.«

Drei Seriennummern sind pro Gerät erfassbar

Um die Nachverfolgbarkeit zu gewährleisten, scannt i.safe im Wareneingang nach der Prüfung der Teile die Serien- und IMEI-Nummern. Die International Mobile Station Equipment Identity (IMEI) ist eine 15-stellige Seriennummer, anhand derer jedes GSM- oder UMTS-Endgerät weltweit eindeutig identifiziert werden kann. Alle Teile werden als Einzelteile mit den jeweiligen Nummern in Formica aufgenommen und im Modul Lagerwirtschaft erfasst. Stücklisten sind ebenfalls hinterlegt. Bei einer Bestellung werden die Artikel ausgelöst. Zunächst entsteht im Produktionsmodul von Formica ein Fertigungsauftrag, dann ein Produktionsauftrag, bei dem die Einzelteile zu einem System beziehungsweise dem Endprodukt zusammengefügt werden.

Inzwischen setzt i.safe mit Formica auf die Mehrlagerfähigkeit, um die Bedürfnisse hinzugekommener Kunden optimal zu erfüllen. »Heute haben wir sechs verschiedene Lager – darunter auch Konsignationslager, die wir für Kunden unterhalten«, berichtet Scholz. Mit nur minimalen Änderungen lasse sich der Lagerbetrieb in Formica hervorragend für jeden Kunden individuell anpassen. So ist beispielsweise bei einem Konsignationslager ein anderer Ablauf hinterlegt, da hier unter anderem ein Eigentumsvorbehalt gilt.

Zusätzliches CRM-System ist nicht nötig

Neben der Regelung von Warenwirtschaft und Produktion nutzt i.safe Formica von der Bestellung bis zur Auftragserfassung und -verwaltung sowie zum Kundensupport. »Aufgrund des CRM-Moduls von Formica sparen wir uns ein zusätzliches CRM-System«, freut sich Scholz. Nicht nur die Kontaktdaten, sondern unter anderem auch Belege und Angebote sind hier in den Kundenakten erfasst. Alle Informationen zum Kunden und dessen Projekten sind sofort und lückenlos verfügbar. Mit der bereits geplanten Einführung von Formica ToDo für E-Mail-, Aufgaben- und Kalenderfunktionen verspricht sich der Firmenchef weitere Vorteile, indem das Unternehmen von der Vernetzung mit ERP und CRM profitieren kann: »Wenn man direkt von der E-Mail in die Kundenakte gehen und etwas hinein legen kann, ist das ein wahnsinniger Vorteil. So lassen sich beispielsweise Mahnprozesse automatisieren und Belege noch einfacher vernetzen.« Die Durchgängigkeit wird weiter gesteigert. Obwohl jeder Mitarbeiter unabhängig mit Formica arbeitet, ist das System inklusive der Historie vollkommen transparent.

In diesem Jahr hat i.safe auch ein Vertretermodul hinzugefügt, mit dem sich die Vertreterprovisionen automatisch berechnen lassen. Was vorher händisch per Excel erledigt wurde,  geht heute per Knopfdruck. »Das ist pure Zeitersparnis, so dass man sich auf die wesentliche Arbeit fokussieren kann. Konkret spare ich mir zum Beispiel bei der Provisionsabrechnung einen halben Tag Arbeit pro Monat«, erläutert Scholz.

Zeitsparende Statistiken und Auswertung mit Formica

Die Fähigkeit, Statistiken und Auswertungen in verschiedensten Bereichen einfach generieren zu können, sieht der i.safe-Geschäftsführer als weiteren wesentlichen Pluspunkt von Formica.  So gibt es Umsatz- und Kundenstatistiken nach verschiedenen Kriterien wie Artikelgruppen und Länder, die alle Vertreter einsehen können. Ebenso vereinfacht Formica Intrastat-Meldungen, die laut EG-Verordnung verpflichtend für den internationalen Warenverkehr sind. Zusätzlich erfordert das Batteriegesetz genaue Angaben bezüglich des Batterieverkaufs. Das Unternehmen muss beispielsweise melden, in welches Land, wie viele Batterien mit welchem Gewicht verkauft wurden, beziehungsweise den Behörden einfache Möglichkeiten bieten, die geforderten Auswertungen zu erstellen. Außerdem muss i.safe Gema-Statistiken für alle belieferten Länder anfertigen.

Dies alles bedeutet viel Bürokratie, die aber auch für ein kleines Unternehmen wie i.safe dank Formica einfach zu erledigen ist, wie Scholz darlegt: »Die Statistiken kommen aus Formica im Handumdrehen heraus und lassen sich einfach weiterverarbeiten – beispielsweise in Excel-Listen eintragen. Gegenüber Auswertungsmethoden, die die händische Eingabe einzelner Werte erfordern, sparen wir viel Arbeitszeit ein.« Neben Standardfunktionen werden für vereinfachende Arbeitsweisen auch individuelle Formica-Erweiterungen genutzt. Sobald die Unternehmensleitung registriert, dass eine bestimmte Erweiterung von Formica dem Betrieb helfen könnte, lässt Scholz dies von BLP realisieren und auch zusätzlich entwickeln. Als Beispiel dafür gilt unter anderem die Möglichkeit, Proforma-Rechnungen zu erstellen. Diese sind nötig, da die Kreditwürdigkeit von Kunden in bestimmten Ländern wie Teilen von Afrika nicht prüfbar ist. Daher erhalten diese eine Vorausrechnung nach deren Bezahlung die Produktion erfolgt.

Trotz Realisierung zahlreicher individueller Wünsche durch BLP, ist Formica bei i.safe weiterhin voll update-fähig. Sobald BLP generelle Neuerungen in seine Software einbaut, profitiert i.safe ebenfalls automatisch davon.