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Kunde

Waibel GmbH

Standort

Niederstotzingen

Branche

Sondermaschinenbau

Produkte

Reinigungs-, Konservierungs- und Beölungs- anlagen, Sondermaschinen

Mitarbeiter

22

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Formica rentiert sich vom ersten Monat an

Mit Formica ersetzt der Sondermaschinenbauer Waibel eine Open-Source-basierende ERP-Lösung, die gewünschte Verbesserungen nur mit hohen Folgekosten hätte leisten können. Dagegen rechnet sich der Einsatz der BLP Software vom ersten Monat der Implementierung an, da Prozesse einfacher, schneller und transparenter ablaufen als in der Vergangenheit.

BLP-Software im Einsatz bei
Waibel GmbH

Das Projekt im Überblick

Vorhandene Systemlandschaft

- Windows Server 2011
- Windows-7-Clients

Wichtigste Herausforderungen

- Einstellung auf veränderte Arbeitsprozesse
- Genaue Abwicklung der Arbeitsprozesse über das System
- Erfüllung spezifischer Unternehmensanforderungen

Ziele des Projekts

. Ersatz der Open-Source-basierenden Warenwirtschaftslösung
- Durchgängige elektronische Bearbeitung von Geschäftsprozessen

Angewandte BLP Software

- Formica SQL ERP
- Formica ToDo

Entscheidung für Formica ERP

- Einfache und komfortable Handhabung des Systems
- Integrierte Lösung aus Formica SQL und Formica ToDo
- Niedrige Investitions- und Folgekosten

Highlights der Implementierung

- Zweistufige Schulung der Mitarbeiter im Unternehmen vor Ort
- Arbeitsbegleitung am Einführungstag durch BLP-Mitarbeiter
- Problemlose Übernahme der Daten aus dem Altsystem

Hauptnutzung für das Unternehmen

- Return on Investment ab dem ersten Monat
- Hohe Verfügbarkeit von Informationen
- Einfachere und schnellere Nachkalkulation
- Verbesserung der Produktqualität

Das durchgängige Abbilden von Arbeitsprozessen und eine einfache Handhabung sind Daniel Waibel, Geschäftsführer des Sondermaschinenbauers Waibel, in Bezug auf die Warenwirtschaftslösung besonders wichtig. Bei der alten Open-Source-basierenden Lösung AvERP, die sich fünf Jahre bei Waibel im Einsatz befand, war dies leider nicht gegeben. »Durch zusätzliche Programmierarbeit hätten sich zwar teilweise Verbesserungen realisieren lassen, jedoch hätte dies auch zusätzliche Kosten verursacht«, berichtet Daniel Waibel. Obwohl das Open-Source-Programm selbst kostenlos ist, können die Folgekosten, die für Support- und Anpassungsarbeit anfallen, die Ersparnis in der Anschaffung schnell irrelevant werden lassen.

Um eine effektivere Lösung zu realisieren, blickte sich Waibel im Herbst 2013 nach einer neuen Warenwirtschaftslösung um. Neben Formica SQL von BLP Software standen zwei weitere Softwareprodukte in der engeren Auswahl. Waibel lud die jeweiligen Anbieter in das Unternehmen nach Niederstotzingen am Fuße der schwäbischen Alb ein, um die verschiedenen Softwarelösungen kennenzulernen. Daniel Waibel legte Wert darauf, keine Standardpräsentation darüber zu erhalten, was die Software leistet, »sondern eine, die auf die spezifischen Anforderungen des Betriebs eingeht.« Die Hauptanforderung an die Software bestand darin, Prozesse so abzubilden, dass wirtschaftliches Arbeiten mit geringem Zeitaufwand möglich ist.

Die Erfüllung spezifischer Anforderungen war gefordert

Zu den spezifischen Anforderungen zählten beispielsweise bestimmte Funktionalitäten in der Lieferantendatenbank. Da Waibel im Sondermaschinenbau tätig ist, verfügt das Fertigungsunternehmen über eine sehr große Lieferantendatenbank. Jeder Lieferant kann wiederum mehrere Spezialgebiete besitzen, die bei Waibel von Bedeutung sind. »Daher vergeben wir pro Lieferant bis zu sieben Kategorien, wie Blechbearbeitung und Laserschneiden. Deshalb muss das ERP-System mehrere Kategorien prinzipiell anbieten«, erklärt Daniel Waibel.

Von den drei avisierten ERP-Lösungen waren jedoch zwei nur in der Lage, jeweils eine Kategorie zu vergeben. Dagegen konnte Formica SQL eine unbeschränkte Anzahl an Kategorien zur Verfügung stellen. Während BLP Software die Waibel-Unternehmensführung bereits beim ersten Termin von der Erfüllung aller Anforderungen überzeugen konnte, blieben bei den anderen Anbietern teilweise Fragen offen. Nach und nach stellte sich heraus, dass die Wettbewerbsprodukte nicht in der Lage waren, das gesuchte Anforderungsprofil abzudecken. Somit stand fest, den Weg weiter mit BLP Software zu gehen.

Schulung und Implementierung vor Ort

Im Februar 2014 fand dann der erste allgemeine Schulungstag mit Mitarbeitern aus der Auftragsabwicklung, der Projektierung, der Fertigungsleitung, der kaufmännischen Abteilung und der Geschäftsführung in einem Besprechungsraum von Waibel statt. Im Zuge der ersten Schulung installierte BLP Software bereits Testversionen auf einigen PCs an bestimmten Arbeitsplätzen. Zwei Wochen später erfolgte der zweite Trainingstag, bei dem BLP Software teilweise schon direkt an den PC-Arbeitsplätzen der Mitarbeiter schulte.

Zur Vorbereitung des Echtbetriebs konnte BLP Software problemlos Lieferanten- und Kundenstamm aus dem Altsystem exportieren. »Auf den Export der Artikeldatenbank verzichteten wir bewusst, da hier inzwischen ein Wildwuchs entstanden war. Daher entschieden wir uns dafür, Artikel je nach Bedarf neu anzulegen«, erläutert Daniel Waibel. Schließlich war am Starttag im März 2014 den ganzen Tag ein BLP-Mitarbeiter in der Firma vor Ort, um direkt Fragen zu beantworten, die im laufenden Betrieb auftauchten. Seitdem besteht ein Supportvertrag, der eine telefonische Betreuung beinhaltet.

Der Umgang mit Prozessen verändert sich

»Von BLP-Software- und Formica-Seite gab es bei der Einführung keine Probleme«, resümiert Daniel Waibel. »Jedoch erforderte die Umstellung auf Mitarbeiterseite ein neues Verständnis, wie Prozesse funktionieren.« Zuvor ordneten beispielsweise Waibel-Mitarbeiter jede Bestellung einem Kundenauftrag zu. Mit Formica SQL ist die Bestellung auftragsunabhängig gelöst, so dass sich Artikel teilweise lagern und über die Lagerverwaltung der Software führen lassen können. Da nun auf Knopfdruck ersichtlich ist, wieviel und welche Teile vorhanden sind und was bestellt werden muss, hat sich die Materialverfügbarkeit deutlich verbessert.

Daneben profitiert Waibel bei der Formica-Lösung vor allem von der direkten Verknüpfung zur Produktion. Die Fertigungsmitarbeiter erhielten früher einen einfachen Auftragszettel, den sie abarbeiteten und die angefallenen Arbeitszeiten händisch eintrugen. Heute sind sie mit Barcode-Scannern ausgestattet, so dass sie zu Arbeitsbeginn scannen, welchen Auftrag sie bearbeiten. Die Arbeitszeit wird automatisch erfasst und lässt sich den einzelnen Aufträgen zuordnen. So besteht Transparenz, wer woran arbeitet. Ganz entscheidend ist dies laut Daniel Waibel beispielsweise für die Nachkalkulation: »Vor der Formica-Einführung erfolgte die Nachkalkulation über Excel-Listen, für die verschiedenste Informationen zeitaufwändig einzuholen waren. Mit Formica ist dagegen sofort klar, welche Arbeitszeit anfällt und welches Material verwendet wird. Allerdings müssen sich alle Mitarbeiter auch selbst disziplinieren, den Prozess über das System abzuwickeln.«

Formica ToDo im Zusammenspiel mit Formica SQL

Für mehr Zeitersparnis sorgt auch die Verwendung der Software Fomica ToDo von BLP Software. Formica ToDo ist ein Programm, um E-Mails, Termine, Kontakte und Aufgaben zu verwalten, das Waibel gemeinsam mit Formica SQL eingeführt hat. Beide Programme arbeiten eng verzahnt miteinander, indem sie wie bei Waibel E-Mails per Knopfdruck bestimmten Aufträgen und Kunden zuordnen. Grundlage hierfür sind betriebsinterne Regelungen, die die Unternehmensverantwortlichen festlegen, wie Daniel Waibel erläutert: »Beispielsweise werden alle Angebote von Lieferanten unter Artikelanfrage abgelegt, damit alle Mitarbeiter jederzeit Zugriff auf die Informationen haben. So muss nicht erst nachgefragt werden, ob schon etwas eingegangen ist, und jemand aus dem Kollegenkreis schon eine Information erhalten hat.«

Insgesamt entsteht durch Formica SQL und Formica ToDo eine große Zeitersparnis, da bestimmte Informationswege innerhalb des  Betriebes entfallen können. Eingebunden sind übrigens nicht nur die Mitarbeiter in der Unternehmenszentrale in Niederstotzingen, sondern auch ein externer freier Vertriebsmitarbeiter. Er nutzt Formica remote über seinen Laptop und hat den vollen Funktionsumfang wie die Mitarbeiter im Betrieb. Von außen angebunden ist auch der Steuerberater, der die für ihn relevanten Daten über die Finanzbuchhaltungssoftware syska EURO FIBU erhält, die BLP Software ebenfalls bei Waibel implementierte.

Schneller Return on Investment

Da Waibel die Investition in Formica innerhalb eines Leasingvertrags realisiert hat, lohnt sich die Einführung der BLP-Lösung für das Fertigungsunternehmen bereits vom ersten Monat der Implementierung an. »Monatlich haben wir durch die Zeitersparnis auch finanzielle Einsparungen, die sich mindestens in Höhe der Leasingrate bewegen, so dass ein Return on Investment quasi mit der Einführung gegeben ist«, verdeutlicht Daniel Waibel.

Ein weiterer positiver Effekt ist die Qualitätsverbesserung der gefertigten Produkte. Da digital alle Vorgaben wie Zeichnungen, Pläne und verwendete Materialien abrufbar sind, lassen sich in der Warenausgangskontrolle alle wesentlichen Punkte eindeutig überprüfen. »Im Gegensatz dazu gingen vorab mitunter Informationen aufgrund der manuellen Informationsverteilung verloren und ließen sich damit auch nicht so genau überprüfen«, erinnert sich Daniel Waibel, der mit Formica rundum sehr zufrieden ist.