Kunde

INGENIEUR-TECHNIK PRASEK KG

Standort

Hollenstedt

Branche

Kabel

Produkte

Kabelkonfektionierung

Mitarbeiter

2

Webseite

Webseite aufrufen ›

Einführung und Schulung im reinen Online- Verfahren bei ITP

Im Gegensatz zur Vorgängerlösung kann Formica von BLP Software sowohl den Vertrieb als auch die Fertigung des Spezialisten für Kabelkonfektionierung ITP bestens unterstützen. Da Installation und Schulung sogar online erfolgten, ließen sich mit minimalem Implementierungsaufwand alle Vorgänge passgenau abbilden. 

BLP-Software im Einsatz bei
INGENIEUR-TECHNIK PRASEK KG 

Das Projekt im Überblick

Vorhandene Systemlandschaft

– Microsoft Windows Server 2016
– Microsoft Windows 10 Clients

Wichtigste Herausforderungen

– Verbesserung der Transparenz im Unternehmen
– Abbilden der verwendeten Werkzeuge und Maschinen
– Umstellung bei Dateneingabe

Ziele des Projekts

– Lauffähiges ERP-Programm
– Unterstützung der Fertigung
– Mehr Übersicht über GeschäftsprozesseLauffähiges ERP-Programm
– Unterstützung der Fertigung
-- Mehr Übersicht über Geschäftsprozesse

Angewandte BLP Software

– Formica SQL, Formica ToDo

Entscheidung für Formica ERP

– Stimmige Gesamtlösung
– Ausführliche Beratung bereits vor Vertragsabschluss
– Umfangreiche Unterstützung der Fertigungsprozesse

Highlights der Implementierung

– Schnelle Online-Abwicklung der Installation
– Schnelle Online-Abwicklung der Schulung
– Automatisierte Übernahme der Stammdaten

Hauptnutzung für das Unternehmen

– Kontrolle über Fertigungsgänge
– Erfüllung von Richtlinien wie DSGVO
– Schnelle Auskunftsfähigkeit

Damit Busse und U-Bahnen Strom abnehmen und in Hamburg fahren können sowie Pfandrückgabeautomaten und medizinische Geräte reibungslos funktionieren, konfektioniert Ingenieur-Technik Prasek (ITP) täglich mehrere tausend Kabel. Dies bewerkstelligt das Unternehmen mit lediglich zwei Mitarbeitern, die in ihrer Tätigkeit seit Anfang 2019 von der Unternehmenssoftware Formica von BLP Software rundum unterstützt werden.

Zuvor war mit der Software emis von Karg-EDV eine ERP-Software im Einsatz, die gerade die in der Produktion geforderten Abläufe nicht widerspiegeln konnte. »Die Vorgängerlösung half uns lediglich im Vertrieb, während für die Fertigung, die wir in erster Linie abdecken wollten, seitens des Anbieters keine passende Unterstützung gegeben werden konnte«, meint Simon Prasek, Unternehmensleiter von ITP.

Funktionsfähiges ERP-Programm als primäres Ziel

Prasek suchte daher nach einer Lösung, die sowohl den Vertrieb als auch die Fertigung gleichermaßen gut abbilden und kontrollieren konnte, um eine höhere Transparenz zu erhalten. »Da wir acht Jahre kein funktionierendes ERP-Programm hatten, war die Lauffähigkeit unser primäres Ziel«, betont Prasek. Eine zuverlässige Vor- und Nachkalkulation mit vollständigen Arbeitsplänen und Arbeitszeiten waren zudem von großer Bedeutung. Ähnlich wie bei SAP One, das ebenfalls zur Auswahl stand, hatte Prasek bei Formica zunächst den Eindruck, das Programm sei zu umfangreich und zu teuer. Jedoch konnte BLP schnell mit dieser Vorstellung aufräumen, wie der Unternehmensleiter berichtet: »Von Beginn an – also schon lange bevor Geld geflossen ist – hat uns BLP immer bestens beraten und klar dargelegt, was mit Formica möglich ist und was nicht. Da alles stimmig war und passte, wurden wir uns bereits nach etwa vier Wochen einig und konnten mit der Einführung beginnen.« 

Ohne dass ein BLP-Mitarbeiter vor Ort aktiv werden musste und ohne den laufenden Betrieb zu stören, konnte die Implementierung und die Einrichtung komplett online durchgeführt werden. Dies geschah in zwei Schritten: Zuerst wurden die Vertriebsmodule eingeführt und zum Laufen gebracht, womit sich die Bereiche Ein- und Verkauf inklusive Angebote, Aufträge, Lieferscheine sowie Eingangs- und Ausgangsrechnungen abdecken ließen. Im zweiten Schritt installierten die BLP-Experten per Fernzugriff die Fertigungsmodule. 

Formica als Hilfestellung bei betrieblicher Organisation 

Rund 900 Datensätze, die Stammdaten wie Kunden- Lieferanten- und Artikeldaten beinhalteten, konnten dabei direkt aus dem Altsystem übernommen werden, so dass sich der manuelle Aufwand minimierte. Für die Schulung waren zwei Tage und die Präsenz eines BLP-Mitarbeiters veranschlagt gewesen, was aber beides nicht vonnöten war, wie Prasek berichtet: »Nach knapp acht Stunden telefonischer Schulung, die sich auf zwei Termine verteilte, war das Thema erledigt.« 

Prinzipiell erforderte die Einführung von Formica keine Umstellung, »denn alles, was vorher per Hand erfolgte, konnten wir nun in das Programm eingeben«, berichtet Prasek, der Formica als große Hilfestellung bei der Abwicklung betrieblicher Abläufe ansieht. Das Programm leitet die Anwender entsprechend der Reihenfolge in der Realität durch die Prozesse und achtet darauf, dass keine Informationen verloren gehen. »Man muss erst eine Sache zu Ende bringen, bevor die nächste starten kann«, erklärt Prasek. So ist zunächst der Auftrag korrekt einzugeben, bevor man ihn freigeben kann. Erst danach kann man einen Lieferschein und die Rechnung schreiben. Ist etwas nicht auf Lager, muss man eine Bestellung auslösen und beim Eintreffen der bestellten Ware einen Wareneingang vornehmen. »Zuvor haben wir uns im Kleinunternehmen nicht immer strikt an alle Eingaben gehalten, auch weil es das Programm so zugelassen hat. Jedoch passt Formica – so wie es sein sollte – auf die korrekte Eingabe auf, was viele Vorteile mit sich bringt«, beschreibt Prasek. 

Zuordnung von Maschinen zu Arbeitsgängen schafft Transparenz 

Im Arbeitsalltag hilft ITP besonders, Maschinen und Werkzeuge in Formica einzelnen Arbeitsgängen zuordnen zu können. ITP konfektioniert Kabel nach individuellen Kundenwünschen und für Standardprodukte mit bestimmten Steckern und Kontakten für die es unterschiedlichste Werkzeuge gibt. Formica kann Arbeitspläne und Arbeitsgänge diesen Maschinen zuordnen, während andere Fertigungsprogramme wie emis hierzu nicht in der Lage sind. 

Doch genau diese Zuordnung, die bei ITP zuvor manuell oder gar nicht erfolgte, schafft Transparenz und hilft bei der Kalkulation, wie Prasek betont: »Diese Möglichkeit bedeutet für uns eine der größten Erleichterungen, da wir über Formica auch die Zeit für einen Produktionsgang einfach und exakt erfassen können.« Bei ITP stehen Tablet-PCs, auf denen Formica lizenzfrei für die Betriebsdatenerfassung läuft, an jedem Arbeitsplatz in der Fertigung. Die Arbeitskräfte können sich an diesen für jeden Arbeitsgang einfach und schnell an- und abmelden und sparen sich das händische Stoppen von Arbeitszeiten und die Eingabe in den PC. 

Einfach Vor- und Nachteilkalkulation mit Formica

Die exakten Zeiten sind im Zusammenhang mit den anderen von Formica erhobenen Daten eine große Hilfe für die Vor- und Nachkalkulation, die so wesentlich schneller und genauer als in der Vergangenheit erfolgt und eine präzise Kosten- und Preisermittlung zulässt. Prasek betrachtet es als enormen Vorteil, dass die Fertigungsgänge nun transparent sind und sich wirklich kontrollieren lassen: »Weil alles eingetragen und gepflegt ist, könnte im Grunde jetzt jemand von der Straße hier rein kommen und sofort mit der Arbeit beginnen, da er durch Formica weiß, womit er was wie benutzen muss.« 

Auch nach außen kann ITP durch diese Transparenz im Gegensatz zu früher schneller Rede und Antwort stehen. Prasek freut sich, dass man bei Kundenfragen die benötigten Informationen auf Knopfdruck findet und sich nicht erst durch verschiedenste Ordner wühlen muss. 

Formica ToDo verhindert E-Mail-Flut 

Zur schnelleren Übersicht und besseren Auskunftsfähigkeit trägt im erheblichen Maß die Nutzung des E-Mail-und Organisations-Programms FormicaToDo bei. Dieses ermöglicht eine Verknüpfung zwischen E-Mails und laufenden Vorgängen, so dass beispielsweise Änderungen von Bestellungen direkt mit Aufträgen verknüpft werden. Alle Mitarbeiter können die gesamten Informationen einsehen und unabhängig Auskunft geben sowie weitere Schritte vornehmen. Zudem erleichtert die Verknüpfung Richtlinien wie die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) einzuhalten, die den Schutz personenbezogener Daten vorschreibt. »Da es mir schwer fällt Dinge wegzuwerfen, neigt auch mein E-Mail-Programm dazu, überzulaufen«, gesteht Prasek. »Jedoch kann man mit FormicaToDo kann ganz gut aufräumen und alles ist nachvollziehbar.« 

Insgesamt ist der Unternehmenschef sehr zufrieden, da alles bestens funktioniert und BLP stets erstklassigen Support leistet. »Die Zusammenarbeit mit BLP verdient die höchste Punktzahl. Es hat nie länger als eine halbe Stunde gedauert bis wir auf eine Anfrage die passende Antwort bekamen.« Für Prasek gibt es keine Probleme und das Wichtigste ist für ihn, dass er sich endlich wieder auf die eigentliche Arbeit nämlich die Kabelkonfektionierung konzentrieren kann.